10 Dicas de Videoconferência para um Trabalho Remoto Suave

No mundo de hoje, salas de conferência estão sendo trocadas por salas de estar e quartos. Forças de trabalho em todo o mundo estão usando ferramentas de vídeo como Zoom e Microsoft Teams para continuar reuniões diárias e interações face a face. Embora isso satisfaça a necessidade de interação social, também pode parecer um pouco invasivo permitir que colegas e co-trabalhadores vejam nossos lares. Use estas etapas para aproveitar ao máximo cada videoconferência.

Índice

• 1. Tenha o Equipamento Certo
• 2. Encontre a Iluminação Certa
• 3. Considere um Fundo Virtual
• 4. Configure Seu Equipamento Antes da Chamada
• 5. Testando Áudio e Vídeo no Zoom
• 6. Verifique Sua Conexão de Internet (E Tenha um Backup)
• 7. Conheça Seus Aplicativos
• 8. Mantenha a Etiqueta Adequada Durante a Chamada
• 9. Ative o Não Perturbe
• 10. Após a Chamada

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1. Tenha o Equipamento Certo

Para o usuário comum, as câmeras, microfones e alto-falantes embutidos em um computador são mais do que bons o suficiente. No entanto, se você deseja melhorar a qualidade geral, opções de terceiros são abundantes. Ter o equipamento certo é fundamental para garantir que os outros em uma chamada de vídeo possam ouvir e ver você claramente. Para isso, incluímos algumas recomendações de equipamentos abaixo para aprimorar seu jogo de videoconferência.

Câmeras

Se você se encontra em uma posição onde a câmera do seu computador não é HD, comprar uma é uma jogada muito inteligente. Parecer profissional é importante, e ter uma câmera HD externa ajudará com isso. Ambas as opções abaixo não apenas ajudarão a parecer mais profissional, mas, no caso da Razer, também ajudarão a aumentar a iluminação com uma luz de anel embutida.

• Razer Kiyo – Este é geralmente considerado uma das melhores câmeras para trabalho remoto, graças à sua qualidade de 720p e luz de anel embutida. A iluminação é sua amiga, então, combinando isso com um preço acessível, é uma combinação perfeita.
• Logitech C920 – Certificada logo de cara para Teams e Zoom, esta câmera de 720p se monta facilmente em qualquer computador e ainda vem com um tripé se você quiser se posicionar ao lado de um computador.

Microfones

Se você está em reuniões de videoconferência o dia todo, então é uma boa ideia investir em um bom microfone condensador para que você sempre soe cristalino. A menos que você esteja sempre em movimento, um microfone condensador ajudará a reduzir a fadiga das reuniões para seus participantes, pois você soará como se estivesse com eles pessoalmente.

• HyperX SoloCast – A qualidade plug-and-play garante que este microfone seja bom para iniciantes e usuários avançados do Zoom. Um indicador LED informa quando você está “ao vivo”, enquanto o suporte ajustável ajuda você a encontrar uma posição confortável.
• Blue Yeti – Outra opção amplamente considerada como “melhor” para microfones, esta opção USB está pronta para Mac e Windows. Durará anos e adiciona qualidade que é dia e noite em comparação com uma opção de computador.

Fones de Ouvido

Fones de ouvido são uma boa alternativa a microfones condensadores se você tiver espaço limitado na mesa. Além disso, é simplesmente uma boa etiqueta de videoconferência direcionar o áudio da reunião para um fone de ouvido ou headset.

• Jabra Evolve 40 – Embora a maioria das pessoas pense em microfones de mesa USB, um fone de ouvido pode funcionar tão bem quanto para melhorar a qualidade do áudio. O Jabra Evolve 40 é a prova de que você não precisa gastar muito para obter algo melhor do que o microfone embutido do seu computador.
• Jabra Evolve 65 UC – Habilitado para Bluetooth, o Jabra permite que você se afaste até 30 metros do seu computador. Quatorze horas de tempo de conversa garantem que você possa passar por um dia inteiro de chamadas de vídeo sem se preocupar em recarregar.

2. Encontre a Iluminação Certa

Quando se trata de videoconferência, escolha um local que tenha bastante luz natural, seja perto de uma janela ou do lado de fora. Quanto mais luz natural você tiver, menos provável será que você fique cansado. Separadamente, seu fundo também importa. Tente encontrar um local que tenha a menor quantidade de distrações ao fundo. Uma sugestão comum é uma mesa de cozinha, pois geralmente está perto de muitas janelas. A desvantagem de depender da luz natural é as ocasiões em que o pôr do sol, nuvens e chuva dominam o céu.

Felizmente, quando cenários climáticos interferem ou se mudar de cômodo não é uma opção, há muitas soluções de iluminação. Luzes de anel, por exemplo, podem ser uma solução de hardware ideal para aumentar a iluminação. Baratas, elas fornecem uma iluminação suave e uniforme que pode até ser montada diretamente no hardware do computador. Mesmo algo tão básico quanto uma lâmpada em uma mesa apontada para cima pode ajudar a aumentar a luz natural.

3. Considere um Fundo Virtual

Quando a videoconferência realmente aumentou em meados de 2020, fundos virtuais estavam na moda, mas agora devem ser utilizados principalmente como uma forma de esconder seu fundo físico. Se você está em um pequeno cômodo ou tem prateleiras decorativas diretamente atrás de você que podem distrair, um fundo virtual funciona muito bem.

Além disso, os empregadores criaram seus próprios fundos virtuais para os funcionários usarem, então, de qualquer forma, incorpore-os em suas chamadas de vídeo. Um fundo físico funciona muito bem, desde que não haja nada que possa desviar a atenção de alguém. Todo software de videoconferência também adiciona uma função de “desfoque” para que você não precise fazer alterações. Ele desfocará as coisas ligeiramente para que fiquem fora de foco e não dominem sua reunião.

4. Configure Seu Equipamento Antes da Chamada

Para muitos funcionários, esta é a primeira vez que fazem videoconferência em casa. Dado isso, é importante entender como configurar tudo. No caso mais básico, configurar seu equipamento embutido deve ser sua primeira ação. Antes de sair correndo para comprar qualquer coisa, certifique-se de que tudo o que já está no seu computador funciona.

Testando Câmera e Microfone

Para testar o microfone no Windows 10, vá para “Iniciar -> Configurações -> Sistema -> Som.” Certifique-se de ter a entrada certa selecionada, esteja você usando o microfone embutido ou um externo. Fale no microfone, e a barra azul sob “Teste seu microfone” deve subir e descer enquanto você fala. Se a barra estiver se movendo, seu microfone está funcionando. Para a câmera, pressione o botão Iniciar e selecione “Câmera” na lista de aplicativos.

Testar a câmera em um Mac é tão fácil quanto abrir qualquer aplicativo que possa usar a câmera. Por exemplo, abra o aplicativo FaceTime e confirme que uma luz verde acende ao lado da câmera na parte superior da tela. Teste o microfone indo para “Preferências do Sistema -> Som -> Entrada” e comece a falar. Se as barras acenderem enquanto você digita, fala ou canta, o microfone está pronto para uso. Lembre-se de escolher a entrada certa se você tiver um microfone externo conectado.

5. Testando Áudio e Vídeo no Zoom

Entender como usar o Zoom é um componente crítico de uma boa configuração de trabalho remoto. Isso inclui saber como testar seu áudio e vídeo e realizar uma chamada de teste. Observe que todas as etapas abaixo se aplicam tanto ao PC quanto ao Mac.

Testando Áudio do Zoom

1. Vá para “Configurações” clicando no ícone de engrenagem. No lado esquerdo da janela pop-up, clique em “Áudio”, que deve ser a terceira opção de cima para baixo.
2. Selecione as opções de entrada e saída corretas, dependendo se você está usando um microfone ou fone de ouvido externo. Clique em “Testar Alto-falante” e “Testar Microfone” para testá-los, respectivamente. Você deve ver a barra de Nível de Entrada se mover enquanto fala no microfone.

Testando Vídeo do Zoom

1. Vá para “Configurações” clicando no ícone de engrenagem. No lado esquerdo da janela pop-up, clique em “Vídeo”, que deve ser a segunda opção de cima para baixo.
2. Assim que a janela de Vídeo abrir, sua câmera deve estar ao vivo. Não há teste adicional a ser realizado. Se sua câmera funcionar como esperado, você deve se ver na tela. Se não, certifique-se de que a câmera não esteja bloqueada e reinicie seu computador, se necessário, e verifique se o problema foi resolvido.
3. Um passo importante é garantir que você selecionou “Ativar HD” nas opções de vídeo.

Realizar uma Chamada de Teste no Zoom

Com áudio e vídeo configurados, o último passo no Zoom é tentar uma chamada de teste. Visite http://zoom.us/test e clique no botão “Participar” dentro do navegador. Assim que você estiver na reunião de teste, o Zoom permitirá que você teste novamente seu áudio e alto-falantes. Se você tiver um microfone ou câmera de terceiros instalados, também terá a opção de escolher qual dispositivo de entrada/saída usar. Para testar corretamente, certifique-se de clicar em “Participar com Áudio do Computador” e “Iniciar Vídeo”, depois verifique três vezes se tudo funciona.

6. Verifique Sua Conexão de Internet (E Tenha um Backup)

Uma vez que seu computador esteja configurado, a próxima coisa a fazer é testar sua conexão de Internet, o que pode ser facilmente feito no SpeedTest, Google ou SpeedOf. Se sua velocidade de upload estiver lenta, isso pode impactar a qualidade do vídeo. Nesse caso, você pode querer considerar mudar a posição do seu roteador de Internet para que fique mais próximo de um escritório em casa ou trabalhar de outro cômodo.

Quando sua Internet falha, é importante ter um backup em mente. Seja um hotspot dedicado, o hotspot do seu telefone ou a cafeteria na esquina, tenha um plano em mente. Se a escolha for pensar em um backup ou perder uma videoconferência importante, não é uma decisão difícil.

7. Conheça Seus Aplicativos

Outro conselho para trabalhar em casa é conhecer a tecnologia que você está usando. Google Hangouts, Zoom e Microsoft Teams têm seus próprios layouts de software únicos. Tente se familiarizar com esse software com antecedência. Por exemplo, saiba onde estão a função de compartilhamento de tela, o chat e os botões de mudo.

• Microsoft Teams – Teams é um aplicativo de chat e videoconferência, disponível tanto em capacidade pessoal quanto profissional, que pode hospedar até 1.000 membros por chamada de vídeo. Isso além de chat 1-1, chamadas de voz e vídeo. Usuários do Teams podem mudar fundos, gravar reuniões e usar salas de reunião com disponibilidade em plataformas de desktop e dispositivos móveis.
• Zoom – O Zoom é algo como o aplicativo padrão de videoconferência para empresas. É gratuito para uso pessoal e pequenas empresas, enquanto empresas maiores exigem uma licença. O Zoom é definitivamente mais focado em videoconferência e ótimo para equipes maiores. Você pode se comunicar por chat com ou sem videoconferência, mas não é tão amigável para chat quanto o Teams.
• Google Meet – O software Meet do Google tem sido popular entre escolas e casos de uso pessoal de vídeo, mas fica atrás do Zoom e do Teams no mundo profissional. Salas de reunião são perfeitas para ambientes de trabalho, e o recurso de “levantar a mão” facilita fazer uma pergunta sem interromper. Atualmente gratuito, o Google Meet começará a cobrar empresas por usuário em janeiro de 2022.
• Skype – O software de videoconferência “legado” da Microsoft, o Skype tem uma assinatura paga barata que o torna uma opção atraente, mas menos equipada em comparação com o Teams. Um serviço de correio de voz facilita saber quem ligou quando você se afasta do computador. Se você tiver que fazer uma escolha, o Teams tem mais promessas, graças à sua inclusão como parte do Microsoft 365.

8. Mantenha a Etiqueta Adequada Durante a Chamada

Mute-se

Quando você está em uma reunião de vídeo, ajuda quando apenas uma pessoa fala por vez. A melhor regra é desmutar-se apenas quando for sua vez de falar, ou fazer ou responder a uma pergunta. A última coisa que todos em uma chamada precisam é gritar uns sobre os outros, e estar mudo garante que as chamadas possam começar (e terminar) a tempo.

Seja Pontual

A pontualidade conta no escritório físico e no mundo virtual. É o respeito básico por todos na reunião.

Vista-se Apropriadamente

Alguns empregadores podem querer que seus funcionários se vistam como estavam no escritório, enquanto outros permitem jeans e camiseta simples. Certifique-se de se vestir adequadamente para a reunião e troque seu pijama.

Olhe para a Câmera

Trabalhar remotamente aumenta a oportunidade de multitarefa. Enquanto você está em uma chamada de vídeo, fazer contato visual é importante para que os outros saibam que você está prestando atenção. Não apenas eles apreciarão a atenção, mas você também evitará perder algo.

9. Ative o Não Perturbe

Todos nós já estivemos lá em algum momento. É uma chamada de videoconferência importante e o telefone de alguém toca. Isso se tornou mais aceitável, mas ainda é algo que deve ser evitado, se possível. Quando você está em uma videoconferência, utilize as funções de Não Perturbe ou silencioso do seu smartphone. Além de chamadas telefônicas, isso também inclui notificações de e-mail e notificações de texto/iMessage, toques do FaceTime, etc. Tão fácil quanto é configurar o DND hoje em dia em Android e iOS, é igualmente fácil desligá-lo assim que uma chamada de vídeo termina.

10. Após a Chamada

Uma vez que uma chamada termina, alguém deve ser responsável por tomar notas e enviá-las para a equipe. Quais são os próximos passos ou o que foi acionável na chamada? Quem é responsável por quê? É uma ótima maneira de garantir que todos estejam na mesma página. Se você for o facilitador, pode enviar um agradecimento a uma equipe mais ampla com a qual você não se encontra regularmente e agradecê-los pelo tempo, insight, assistência, etc.

Conclusão

Embora a videoconferência exista há anos, se não décadas, as últimas semanas a trouxeram à tona como nunca antes. Saber como se envolver e interagir adequadamente com essas plataformas é crítico neste momento. Se você está considerando o Skype em vez do Zoom, pode querer compará-los e ver qual é melhor para suas necessidades.