12 Modelos Gratuitos de Gerenciamento de Projetos para Microsoft e Google
Gerenciar um projeto envolve várias partes móveis. Para ajudá-lo a começar bem com um novo projeto ou a progredir em um projeto atual, você pode usar modelos para gerenciar e acompanhar essas várias peças. Para as cinco etapas do gerenciamento de projetos, desde o planejamento até o encerramento, esses modelos para aplicativos da Microsoft e Google podem economizar seu tempo e fornecer as ferramentas necessárias para o sucesso. O melhor de tudo é que cada modelo é gratuito!
Índice
- Lista de Verificação de Início do Projeto
- Modelo Simples de Plano de Execução do Projeto
- Modelo de Apresentação de Gerenciamento de Projetos
- Lista de Verificação de Avaliação de Risco do Planejamento do Projeto
- Modelo de Plano Financeiro do Projeto
- Modelo Detalhado de Orçamento do Projeto
- Modelo de Estrutura Analítica do Trabalho
- Modelo de Relatório de Gerenciamento de Projetos
- Modelo de Cronograma do Projeto
- Modelo de Gráfico de Gantt
- Rastreadores de Itens de Ação
- Modelo de Plano de Encerramento do Projeto
- Perguntas Frequentes
Dica: Kanban é uma técnica de gerenciamento de projetos adequada para gerenciamento ágil. Explicamos como funciona.
1. Lista de Verificação de Início do Projeto
Disponibilidade: Microsoft Word e Google Docs
Preparar-se para gerenciar um projeto envolve planejamento. Para garantir que você tenha tudo o que precisa antes do início do projeto, confira este modelo de Lista de Verificação de Início do Projeto. Ele estabelece as bases do que você precisa para começar com solidez.
Comece inserindo as informações básicas do projeto, incluindo seu nome, o nome do cliente, gerente do projeto e data. Em seguida, liste todas as atividades ou itens que você precisa planejar e gerenciar no projeto.
Destaques:
- Espaços para cada atividade com datas de vencimento e campos para itens concluídos
- Espaço para notas ou descrições para cada atividade ou item
- Adequado para projetos pequenos ou grandes, com um número expansível de linhas
2. Modelo Simples de Plano de Execução do Projeto
Disponibilidade: Microsoft Word e Google Docs
Se você precisa de um plano de projeto oficial para apresentar a seus interessados, olhe para este Modelo Simples de Plano de Execução do Projeto. Você pode incluir os detalhes de alto nível do seu projeto ou mergulhar em mais detalhes para apresentar um sólido plano de implementação.
Este modelo totalmente personalizável oferece o básico – como os objetivos, escopo, metodologia, cronograma e equipe – junto com alguns extras que você vai apreciar.
Destaques:
- Marcadores de texto com seções para objetivos, escopo e metodologia
- Tabela estruturada para o cronograma com fases, descrições e datas de vencimento
- Seção de plano de ação que utiliza tabelas para cada objetivo ou fase
- Área da equipe com marcadores de imagem e texto para adicionar facilmente os detalhes de seus membros
- Seção sucinta de orçamento do projeto que pode ser expandida para mais entradas
Dica: você não precisa necessariamente pagar por ferramentas para executar um projeto. Confira esta lista das melhores alternativas ao Microsoft Project.
3. Modelo de Apresentação de Gerenciamento de Projetos
Disponibilidade: Microsoft PowerPoint e Google Slides
Se você está planejando um projeto em uma escala maior, que tem vários interessados ou que está no centro das atenções, pode querer começar com uma apresentação formal do plano. Com este modelo de Apresentação de Gerenciamento de Projetos, você tem um slide para cada parte, fase e elemento do plano que pode compartilhar com facilidade.
Você pode escolher quais slides deseja usar e adaptá-los ao seu projeto. Os marcadores de imagem e texto facilitam a troca de itens pelos seus, e a aparência descontraída é adequada para projetos na maioria das indústrias.
Destaques:
- Mais de 20 slides com uma variedade de elementos para imagens, gráficos e cronogramas
- Slide de índice para fácil navegação
- Dois slides com ícones para usar ao criar a apresentação
- Marcadores de tela para laptop, tablet e celular
4. Lista de Verificação de Avaliação de Risco do Planejamento do Projeto
Disponibilidade: Microsoft Word e Google Docs
Para acompanhar seu plano de projeto, use esta Lista de Verificação de Avaliação de Risco do Planejamento do Projeto para identificar possíveis problemas com antecedência. Este é um modelo básico com riscos de amostra, para que você possa inserir seus próprios itens e usar as caixas de seleção para identificar cada nível.
Destaques:
- Cinco níveis de risco, de muito baixo a imediatamente perigoso, para uma ampla gama de problemas
- Aparência simples e limpa para uma avaliação fácil de ler
- Linha para assinatura do gerente de projeto, engenheiro de garantia de qualidade ou outro avaliador
5. Modelo de Plano Financeiro do Projeto
Disponibilidade: Microsoft Word e Google Docs
Semelhante ao plano de execução do projeto, você pode precisar de outro documento escrito que abranja as finanças do seu projeto. Este Modelo de Plano Financeiro do Projeto permite que você inclua os custos iniciais, valores de lucros e perdas, e um balanço patrimonial.
Além de tabelas bem estruturadas para inserir os valores do orçamento do projeto, há espaços para descrever os objetivos, análise e estratégia para uma visão financeira completa.
Destaques:
- Formatação de tabela e texto para destacar totais de custos iniciais, ativos, passivos e patrimônio
- Marcadores de texto convenientes para objetivos, análise e estratégia
- Tabelas expansíveis para incluir valores adicionais conforme necessário
Nota: você também pode precisar de um modelo de fatura para Google Docs.
6. Modelo Detalhado de Orçamento do Projeto
Disponibilidade: Microsoft Excel e Google Sheets
À medida que você avança em seu projeto, manter o orçamento sob controle é fundamental. Com este Modelo Detalhado de Orçamento do Projeto, você pode garantir que seus custos reais estejam alinhados com suas estimativas e ajustar onde necessário.
O modelo possui as fórmulas para totalizar os valores por tarefa e subtarefa, bem como calcular os custos reais com o valor excedente ou inferior correspondente às suas estimativas.
Destaques:
- Tarefas e subtarefas com valores por fase ou categoria
- Várias opções de valor, incluindo horas e tarifa, unidades e preço unitário, e valores fixos
- Valores claros de orçamento, reais e excedentes ou inferiores por linha, juntamente com totais no topo
Dica: para opções adicionais, confira estes modelos de orçamento do Microsoft Excel e do Google Sheets.
7. Modelo de Estrutura Analítica do Trabalho
Disponibilidade: Microsoft Excel e Google Sheets
Se você precisa criar uma Estrutura Analítica do Trabalho (EAD) para seu projeto, este modelo de EAD é perfeito. Ele não só fornece os campos necessários para suas entradas de tarefas, mas uma conveniente lista suspensa para a numeração da sua EAD.
Este modelo economiza seu tempo ao calcular a numeração da EAD, permitindo que você escolha o nível da lista. Você pode concluir sua estrutura analítica de trabalho rapidamente.
Destaques:
- Formatação condicional para tarefas de primeiro nível
- Numeração automática da EAD com base na seleção da lista suspensa
- Campos úteis para nível, número, tarefa, responsável, data de início, data de término e notas
Como você gerenciará as tarefas do projeto? Considere usar uma dessas ferramentas de gerenciamento de projetos. Podemos também ajudar você a decidir entre usar Asana ou Trello.
8. Modelo de Relatório de Gerenciamento de Projetos
Disponibilidade: Microsoft Word e Google Docs
Para um modelo abrangente para relatar todos os aspectos do seu projeto, confira este Modelo de Relatório de Gerenciamento de Projetos. Com 15 seções, você pode adicionar todos os detalhes desde uma introdução e objetivos até os resultados do projeto e lista de materiais.
O modelo fornece uma tabela de conteúdos útil onde você pode simplesmente inserir os números de página corretos. Mas você também pode trocá-lo pelo recurso de tabela de conteúdos incorporado no Word ou Docs, se preferir. Além disso, você encontrará uma linguagem abrangente para facilitar a composição de cada seção do zero.
Destaques:
- Página introdutória para adicionar parceiros de projeto, prazo de liderança do projeto e detalhes do autor do relatório
- Tabelas estruturadas com legendas predefinidas para objetivos, marcos e conquistas, reuniões e detalhes de mídia
- Marcadores destacados para inserir rapidamente informações, como datas, nomes e descrições
Dica: se você usar e-mail para se comunicar com sua equipe ou clientes, confira este tutorial sobre como criar modelos de e-mail no Microsoft Outlook.
9. Modelo de Cronograma do Projeto
Disponibilidade: Microsoft Excel e Google Sheets
Se há uma peça do gerenciamento de um projeto que você definitivamente precisará, é um cronograma do projeto. Este Modelo de Cronograma do Projeto não só fornece uma tabela limpa para fases, datas, durações e mais, mas também oferece um cronograma de entrega conveniente.
Insira os detalhes para cada fase ou tarefa nas colunas do Cronograma, em seguida, inclua as notas necessárias do projeto, como orçamento, recurso, risco e problema. À medida que você ajusta as datas de início e término, verá que as durações na parte superior e o cronograma na parte inferior são atualizados automaticamente.
Destaques:
- Fórmulas para calcular as durações com base nas datas de início e término.
- Cronograma atualizado automaticamente na forma de um gráfico de barras mostrando cada fase do projeto
- Cronograma de projeto de amostra para assistência, juntamente com um cronograma em branco para você usar
10. Modelo de Gráfico de Gantt
Disponibilidade: Microsoft Excel e Google Sheets
Uma das ferramentas mais úteis no arsenal de um gerente de projetos é o gráfico de Gantt. Este Modelo de Gráfico de Gantt fornece uma visualização útil que permite rastrear tarefas, datas de início e término, recursos e status com um gráfico claro e limpo do progresso do projeto, tudo em um só lugar.
Use as abas de Responsáveis e Status para inserir os nomes de seus recursos e os status das tarefas que deseja usar. Em seguida, use as listas suspensas no gráfico de Gantt para escolher esses itens para seu projeto.
Destaques:
- Gráfico de Gantt que se atualiza automaticamente com base nas datas de início e término
- Listas suspensas que economizam tempo para escolher recursos e status
- Espaço para múltiplos projetos com várias tarefas e subtarefas dentro de cada um
11. Rastreadores de Itens de Ação
Disponibilidade: Microsoft Excel e Google Sheets
Um projeto não é um projeto a menos que gere itens de ação. Usando este modelo de Rastreadores de Itens de Ação, você pode garantir que nada passe despercebido ou não realizado. Embora o modelo pareça básico, ele possui tudo o que você precisa para rastrear seus itens e personalizar as entradas ao mesmo tempo.
Você pode usar a aba “Configurações” para inserir os responsáveis e indicadores de prioridade que deseja usar, o que é um ótimo recurso. Depois, basta iniciar sua lista de ações.
Destaques:
- Campos para data, responsável, prioridade, item de ação e notas, com caixas de seleção para itens concluídos
- Listas suspensas para responsável e prioridade para rastreamento sem erros
- Caixas de seleção para marcar tarefas concluídas e aplicar formatação de texto cortado para toda a linha
12. Modelo de Plano de Encerramento do Projeto
Disponibilidade: Microsoft Word e Excel
Uma vez que um projeto está completo, geralmente há algumas coisas que ainda precisam ser concluídas. Com este modelo de Plano de Encerramento do Projeto, você pode listar esses itens e acompanhá-los até a conclusão.
Preencha as datas planejadas e reais para tanto o trabalho quanto o projeto na parte superior. Então, basta listar essas atividades remanescentes com o proprietário, data de vencimento, status e quaisquer comentários adicionais.
Destaques:
- Campos pré-preenchidos para guiá-lo pelo plano de encerramento
- Campos de Status em branco para inserir termos que sejam significativos para você ou para seu projeto
- Números de identificação para cada item de linha a serem usados como referências em documentos e comunicação
Nota: Se seu projeto exigir acesso a itens físicos, não se esqueça de configurar uma lista de inventário para gerenciar esses ativos.
Perguntas Frequentes
Quais são as cinco etapas do gerenciamento de projetos?
Embora não sejam definitivas, a maioria está familiarizada com as cinco etapas do gerenciamento de projetos: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e encerramento.
Você encontrará um modelo nesta lista para cada uma dessas etapas para ajudar você a gerenciar o projeto com sucesso.
Como posso encontrar modelos diretamente no Microsoft e Google?
Cada aplicativo oferece um conjunto de modelos se você não quiser usar uma opção de terceiros.
Para o Microsoft Word, Excel e PowerPoint, vá para a tela inicial ou selecione “Arquivo -> Novo.” Use a caixa de Pesquisa para encontrar um modelo ou escolha uma categoria sugerida.
Para o Google Docs, Sheets e Slides, vá para a página inicial e selecione “Galeria de Modelos” no topo. Você verá os modelos listados por categoria.
Qual é melhor para gerenciamento de projetos, Microsoft Word ou Google Docs?
Cada aplicativo é forte, sólido e tem seu próprio conjunto único de recursos, além dos que compartilham.
Se você planeja trabalhar offline ou deseja um extenso conjunto de ferramentas e recursos de formatação, o Microsoft Word atende suas necessidades. Mas se você prefere uma opção gratuita baseada na web, o Google Docs é a escolha certa.
Para mais informações sobre esses dois aplicativos, confira nossa comparação entre Microsoft Word e Google Docs.
Crédito da imagem: Pixabay. Todas as capturas de tela por Sandy Writtenhouse.
