7 Dicas do Microsoft To-Do para Ajudá-lo a Fazer Mais

Estamos todos ocupados, o que significa que a maioria de nós está procurando qualquer tipo de alavancagem que possamos encontrar para usar nosso tempo de forma mais eficiente e fazer mais. Embora haja inúmeros aplicativos de produtividade por aí, o Microsoft To-Do é uma ótima opção para quem procura um aplicativo gratuito e relativamente fácil de usar. Se você usa o Microsoft To-Do, pode usar estas sete dicas para fazer mais.

Índice

• 1. Agende Datas de Vencimento
• 2. Use Meu Dia para Planejar com Antecedência
• 3. Personalize Listas
• 4. Crie Subtarefas para Manter o Foco
• 5. Use Tags (#Tags) para Classificar Tarefas
• 6. Compartilhe Suas Listas do Microsoft To-Do
• 7. Programe um Atalho do Siri para Microsoft To-Do (para Usuários de iPhone)
• Perguntas Frequentes

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1. Agende Datas de Vencimento

Embora você possa adicionar tarefas à sua lista do Microsoft To-Do sem quaisquer outras estipulações, geralmente é útil incluir datas de vencimento para que você possa priorizar itens com base em quando deve concluí-los. Felizmente, é fácil adicionar datas de vencimento a qualquer tarefa, tanto ao criá-la quanto ao editar a tarefa após adicioná-la à sua lista.

Ao adicionar uma nova tarefa, você pode adicionar uma data de vencimento pressionando “Definir Data de Vencimento” no canto inferior esquerdo. Você também pode fazer a tarefa recorrente para repetir com a frequência que precisar ou definir um lembrete, se necessário.

Para adicionar uma data de vencimento ou editar uma em uma tarefa que já foi criada, clique na tarefa e, em seguida, toque em “Adicionar Data de Vencimento” para selecionar uma data. Se a tarefa já tiver uma data de vencimento, você pode tocá-la para fazer alterações.

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2. Use Meu Dia para Planejar com Antecedência

O aplicativo Microsoft To-Do inclui uma lista única chamada “Meu Dia”. Esta lista pode ajudá-lo a organizar tarefas de qualquer uma de suas listas em um único lugar – além disso, você pode adicionar tarefas pontuais a esta lista sem inseri-las em nenhum outro lugar. Para alguém que equilibra várias listas de tarefas no aplicativo Microsoft To Do, Meu Dia pode realmente ajudá-lo a gerenciar seu tempo de forma sábia, para que nenhuma tarefa caia no esquecimento.

Para adicionar um novo item ao Meu Dia, basta clicar no ícone de mais (+) no canto inferior direito da tela. A partir daí, adicione uma tarefa como faria em qualquer outra lista e pressione a marca de verificação para salvar. Se você não atribuir essa tarefa a uma lista existente, o aplicativo a salvará automaticamente na lista “Tarefas”, além da sua lista Meu Dia.

Você também pode adicionar itens de suas outras listas de tarefas ao Meu Dia pressionando o botão que diz “Sugestões” no centro inferior da tela. Se um item que você deseja adicionar ao Meu Dia não aparecer em “Sugerido”, você pode ir para a lista onde salvou o item, abrir a tarefa e escolher “Adicionar ao Meu Dia” nas opções listadas abaixo do título da tarefa.

Se você usar Meu Dia, lembre-se de que a lista é redefinida à meia-noite diariamente, então quaisquer tarefas que você não concluir naquele dia cairão da lista. No entanto, elas aparecerão na seção “Sugestões” para que você possa adicioná-las de volta à sua lista.

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3. Personalize Listas

Às vezes, é difícil distinguir facilmente qual lista de tarefas é qual quando você dá uma rápida olhada nelas. No entanto, o Microsoft To-Do oferece algumas ótimas opções de personalização de listas para ajudá-lo a evitar esse problema.

Primeiro e acima de tudo, você pode nomear cada lista de tarefas como quiser e pode até incluir emojis no título. Isso pode ajudá-lo a decifrar facilmente sua lista de tarefas de trabalho de, digamos, sua lista de tarefas domésticas ou lista de compras. Você pode adicionar emojis às suas listas em dois lugares: em vez do ícone de checklist padrão ou dentro do título da sua lista.

Para adicionar o ícone ao ícone de checklist, abra o menu para renomear a lista, em seguida, clique no botão de emoji (a face com um sinal de mais) para selecionar um emoji para a lista. Para adicionar um emoji ao seu título, basta abrir emojis do teclado do seu smartphone e digitá-los como faria com letras.

Além de usar emojis, você também pode personalizar o tema de cada lista de tarefas para ajudá-la a se destacar. Você pode personalizar a cor da lista com uma das 14 opções de cores que a Microsoft fornece ou escolher um tema de foto (mas apenas entre as opções que a Microsoft oferece).

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4. Crie Subtarefas para Manter o Foco

Embora algumas de suas tarefas na lista de tarefas possam ser simples, outras podem envolver várias etapas. Estudos mostram que dividir essas tarefas maiores em etapas menores realmente aumenta sua produtividade. Felizmente, o Microsoft To-Do torna esse processo fácil de fazer com subtarefas ou etapas.

Depois de criar uma tarefa, clique na tarefa para editá-la. Neste menu, você tem a opção de “adicionar etapa”, que cria subtarefas dentro da tarefa. Você pode adicionar quantas etapas precisar, marcar cada etapa à medida que a conclui e acompanhar seu progresso com o contador em execução de quantas etapas existem em relação a quantas você concluiu.

Criar subtarefas pode realmente ajudá-lo a garantir que você não perca nenhuma etapa dentro do processo ao concluir tarefas mais complexas. No entanto, mesmo depois de marcar todas as etapas em uma tarefa, o Microsoft To-Do não marcará automaticamente a tarefa principal, então você ainda precisará marcar a tarefa inteira em sua lista de tarefas uma vez que todas as etapas sejam concluídas.

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5. Use Tags (#Tags) para Classificar Tarefas

Às vezes, tarefas de diferentes listas exigem a mesma concentração, itens ou localização. Nesses casos, provavelmente faz sentido que você as faça ao mesmo tempo, mas pode ser difícil perceber isso se você não puder olhar para todas as suas listas de tarefas simultaneamente. No entanto, o Microsoft To-Do realmente torna isso bastante simples por meio do uso de hashtags.

Você pode adicionar tags quando cria a tarefa pela primeira vez ou editando a tarefa após sua criação. Além disso, você pode adicionar tags em qualquer parte da tarefa, como no título, nota ou até mesmo nas subtarefas dentro da tarefa principal. Independentemente de onde você adicionar a tag, você ainda verá a tarefa quando pesquisar pela tag usando a pesquisa no canto superior direito da página principal do aplicativo.

6. Compartilhe Suas Listas do Microsoft To-Do

Seja você trabalhando com uma equipe inteira de pessoas ou tenha uma lista de compras em andamento para sua casa, há momentos em que você precisa compartilhar uma lista no Microsoft To-Do com outra pessoa. Felizmente, é bastante fácil fazer isso via mensagem de texto ou e-mail.

Para compartilhar sua lista com outra pessoa, basta clicar no ícone “Compartilhar” no canto superior direito da lista. A partir daí, você terá a opção de enviar um convite a qualquer pessoa por e-mail, mensagem de texto ou até mesmo um aplicativo de mídia social ou aplicativo de mensagens instantâneas como o Slack.

Uma vez que você compartilha a lista com outros, eles poderão adicionar tarefas por conta própria, ou você pode atribuir tarefas a qualquer indivíduo que tenha acesso à lista. Você também pode revogar o acesso à lista a qualquer momento nas configurações de “Gerenciar Acesso”.

7. Programe um Atalho do Siri para Microsoft To-Do (para Usuários de iPhone)

Se você está sem tempo e usa um iPhone, pode aumentar ainda mais sua produtividade adicionando um Atalho do Siri para o Microsoft To-Do. Para adicionar um Atalho do Siri, siga estas etapas:

1. Nas configurações do seu To-Do, selecione “Atalhos do Siri.”
2. Toque no ícone de mais (+) ao lado do item para o qual deseja adicionar um atalho (como adicionar uma tarefa ou abrir uma lista).
3. Escolha a frase que você gostaria de usar com o Siri para executar a tarefa, em seguida, sob “a fazer”, selecione a lista à qual você gostaria que o item fosse adicionado e defina quaisquer etapas adicionais com o botão “Mostrar Mais”.
4. Uma vez que você tenha terminado de escolher todas as configurações que precisa, clique em “Voltar -> Adicionar ao Siri.”

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Perguntas Frequentes

1. Como o Microsoft To-Do pode me ajudar a trabalhar de forma mais eficiente?

O Microsoft To-Do é um aplicativo simples de gerenciamento de tarefas que oferece muitos recursos gratuitamente. Com o To-Do, você pode criar listas de tarefas, adicionar subtarefas, compartilhar listas e colaborar com outros, e integrar sua lista de tarefas com o Outlook Calendar ou outros aplicativos.

2. Quais aplicativos podem ser integrados ao Microsoft To-Do?

Como a maioria dos outros aplicativos da Microsoft, o Microsoft To-Do se integra facilmente com qualquer coisa na família Office 365. No entanto, a integração com a maioria dos aplicativos fora da família Microsoft requer um aplicativo de automação de terceiros como o Zapier.

3. Quais são as limitações do Microsoft To-Do?

Embora o Microsoft To-Do ofereça muitos recursos ótimos, ele vem com algumas limitações. Por exemplo, o To-Do não oferece muito em termos de integração com aplicativos de terceiros. Além disso, você não pode adicionar notas ou datas de vencimento a subtarefas, apenas à tarefa principal. Também não há uma maneira de acessar relatórios sobre sua produtividade, o que algumas pessoas acham benéfico.