7 Coisas que Você Deve Fazer ao Usar o Zoom (Mas Provavelmente Não Está Fazendo)
Meu local de trabalho usa o Zoom para todas as nossas reuniões internas e com clientes. Portanto, eu uso uma série de recursos e integrações do Zoom para maximizar minha eficiência e proporcionar a melhor experiência possível para meus clientes. Eu recomendo fortemente utilizar essas sugestões se você também é um usuário regular do Zoom para trabalho ou uso pessoal.
1. Sincronize com o Google Calendar para Enviar Links de Reunião Automaticamente
Um dos recursos mais convenientes do Zoom é sua integração perfeita com o Google Calendar. Sincronizar o Zoom com o Google Calendar permite que você evite confusões e economize tempo enviando links de reunião automaticamente. Isso é especialmente útil para reuniões recorrentes, pois o link estará sempre disponível para todos os participantes através de seu calendário.
Para configurar seu Google Calendar com o Zoom, vá até o Zoom App Marketplace e procure pela integração do Google Workspace.
Uma vez instalado, você deve conceder ao Zoom acesso à sua conta do Google. Após alguns cliques, cada reunião em seu Google Calendar receberá um link de reunião do Zoom automaticamente.
2. Altere as Configurações para Evitar Interrupções
Trabalhar remotamente é ótimo, mas vem com sua cota de distrações. Felizmente, você pode minimizar interrupções, como ruídos de fundo ou interrupções não intencionais, durante as reuniões alterando apenas algumas configurações em sua conta do Zoom.
Por exemplo, configure-se para ser silenciado ao entrar em todas as reuniões. Isso evita ruídos de fundo de outras pessoas, especialmente se você estiver trabalhando em casa com cães ou outros membros da família. A partir do aplicativo web ou do aplicativo desktop, vá para Configurações -> Áudio, e habilite Silenciar meu microfone ao entrar em uma reunião.
Da mesma forma, você pode habilitar uma Sala de Espera para que as pessoas não possam entrar antes de você (ou qualquer anfitrião que use sua conta). Faça login em sua conta na Web, navegue até Configurações -> Reunião -> Segurança, e ative a configuração Sala de Espera.
Você pode controlar várias outras configurações também, incluindo desativar a funcionalidade de chat, desligar (ou ligar) o compartilhamento de tela e os controles de vídeo.
3. Use a Visualização em Galeria para Ver Todos os Participantes
Normalmente, as reuniões do Zoom são feitas para serem colaborativas. Portanto, você quer ser capaz de ver todos ao mesmo tempo. Você pode controlar quem pode ver alterando sua configuração de Visualização do Orador (onde apenas o orador é exibido) para Visualização em Galeria (onde você pode ver até 49 feeds de vídeo de usuários simultaneamente).
Durante qualquer reunião, esteja você ou não como anfitrião, clique no botão Visualizar no canto superior direito da sua janela do Zoom. Em seguida, selecione Galeria para exibir uma grade de participantes.
4. Habilite Recursos Avançados de Compartilhamento de Tela
O compartilhamento de tela pode ser uma ótima maneira de ensinar ou colaborar em um ambiente virtual. No entanto, o Zoom, por padrão, permite que todos compartilhem toda a sua tela, o que pode ser problemático em certas situações. Ao habilitar algumas configurações de compartilhamento de tela mais avançadas, você pode exibir o que pretende sem distrações, seja um aplicativo específico, uma parte da sua tela ou até mesmo apenas áudio.
Para controlar quem tem a capacidade de compartilhar a tela, vá para Configurações -> Em Reunião (Básico) -> Compartilhamento de Tela. Você pode selecionar quem pode compartilhar, quantas pessoas podem compartilhar ao mesmo tempo e se as pessoas podem assumir o compartilhamento de tela.
No entanto, esses não são os únicos recursos avançados: você pode encontrar mais durante reuniões ao vivo. Basta clicar em Compartilhar Tela na parte inferior da sua janela do Zoom para abrir os controles.
Algumas configurações que você pode alterar incluem:
- Quais seções da sua tela ou aplicativos você compartilha
- Se deseja compartilhar som
- Se deseja compartilhar documentos, mesmo de armazenamento em nuvem
- O layout que você deseja para a visualização do compartilhamento de tela
- Opções adicionais, como visualizações de câmera secundária, compartilhamento de arquivos de vídeo e uso do AirPlay para exibir algo
5. Experimente as Opções de Anotação
As anotações podem esclarecer pontos complexos e incentivar a colaboração. É uma ótima maneira para as pessoas destacarem itens, chamar a atenção para o que os outros precisam ver ou adicionar visuais para explicações verbais. Este é provavelmente um dos meus recursos favoritos do Zoom.
Usar a ferramenta de anotação é fácil. Enquanto compartilha a tela, clique no botão Anotar na barra de ferramentas.
Use ferramentas – como uma caneta, marcador ou caixa de texto, para anotar sua tela. Você pode limpar as anotações com o botão Limpar.
6. Configure o Otter.ai ou Ferramenta de Transcrição Similar
Eu frequentemente tenho dificuldade em capturar tudo o que é dito durante uma reunião. Quando isso acontece, ajuda ter uma transcrição para consultar depois. O Zoom grava vídeos, mas para mim, ter a conversa em formato escrito é mais fácil de acompanhar.
Existem várias ferramentas que você pode usar para capturar transcrições, mas os passos aqui são para usar o Otter.ai, pois eu prefiro.
Uma vez que você configure uma conta com o Otter.ai ou uma ferramenta similar, verifique suas configurações de gravação indo para Pessoal -> Configurações -> Gravação.
Verifique se as seguintes opções estão configuradas:
- Gravação em nuvem: Habilitada
- Gravar arquivos apenas de áudio: Habilitada
- Permitir compartilhamento de gravação em nuvem: Habilitada
- Gravação automática: Habilitada
- Gravar na nuvem: Habilitada
- Controle de Acesso por Endereço IP: Desabilitado
- Exigir que os usuários se autentiquem antes de visualizar gravações em nuvem: Desabilitado
- Exigir senha para acessar gravações em nuvem compartilhadas: Desabilitado
- Definir gravação como sob demanda por padrão: Desabilitado
Depois, você deve voltar ao seu serviço de transcrição (Otter.ai) e conectar ao Zoom e à plataforma de transcrição. Os passos para isso podem variar com base no seu programa de transcrição, mas a maioria é bastante direta.
7. Salve Gravações Automaticamente na Armazenagem em Nuvem
Embora as transcrições funcionem bem para ideias faladas durante uma reunião, você também pode precisar visualizar a filmagem em vídeo em uma data posterior. O Zoom torna relativamente fácil salvar gravações, mas elas podem ocupar muito espaço no seu disco rígido ou no armazenamento do Zoom. Felizmente, ferramentas como o Zapier facilitam o salvamento automático de gravações no Google Drive ou Dropbox.
Você precisará de uma conta do Zoom e do Zapier. Uma vez que você integre essas duas plataformas, pode criar um zap com o evento “Nova Gravação” como o gatilho.
Vá para o Google Drive e crie uma pasta onde deseja que as gravações sejam carregadas. Volte ao Zapier e defina a ação como Carregar Arquivo com o Google Drive, em seguida, especifique a pasta que você criou.
Com alguns pequenos ajustes nas suas configurações do Zoom, você pode reduzir as distrações nas reuniões e economizar tempo. Continue lendo para aprender como integrar o Zoom com outras ferramentas como Slack e automatizar outras partes do seu dia de trabalho.
Crédito da imagem: Canva. Todas as capturas de tela por Megan Glosson.
