8 Maneiras de Limpar Dados no Microsoft Excel

Erros acontecem, especialmente em suas planilhas. Erros de digitação, espaços extras, duplicatas, erros de fórmula e células em branco podem ser problemáticos na hora de analisar seus dados. Para limpar sua planilha do Microsoft Excel, experimente uma ou mais dessas maneiras de cuidar dos “dados sujos.”

FYI: precisa também limpar os dados no seu drive “C”? Nós mostramos como.

Índice

• 1. Eliminar Espaços Extras
• 2. Remover Caracteres Não Imprimíveis
• 3. Deletar Linhas em Branco
• 4. Corrigir a Capitalização
• 5. Encontrar e Remover Duplicatas
• 6. Limpar a Formatação
• 7. Converter Texto em Colunas
• 8. Destacar Erros
• Perguntas Frequentes

1. Eliminar Espaços Extras

Seja por importação ou erro de digitação, você pode acabar com espaços extras em seus dados. Isso pode incluir espaços à frente no início de uma célula, espaços à direita no final ou espaços diversos entre palavras ou valores. Embora possam parecer inocentes, você pode facilmente encontrar problemas ao filtrar, classificar ou formular dados com espaços extras.

Existem duas maneiras simples de remover espaços extras em sua planilha do Excel: a função TRIM e a ferramenta Localizar e Substituir.

Usar a Função TRIM

A função TRIM no Excel funciona especificamente para remover espaços em branco dos seus dados. A sintaxe para a fórmula é simplesmente TRIM(text). Insira uma referência de célula ou o texto para o argumento.

Vamos ver um exemplo. Na célula A1 temos espaços à frente, à direita e espaços extras entre o texto. Vá para outra célula e insira a seguinte fórmula para remover os espaços em branco:

=TRIM(A1)

A função remove os espaços e nos fornece dados limpos.

Para outro exemplo, vamos inserir o texto como argumento em vez da referência da célula. Certifique-se de colocar o texto entre aspas usando esta fórmula:

=TRIM(“   John    Jacob    Smith   ”)

Você verá que os espaços foram removidos.

A coisa importante a notar sobre o uso da função TRIM é que você insere a fórmula em uma célula diferente daquela que contém os dados – a menos que você queira substituir esses dados.

Dica: você pode achar essas fórmulas avançadas do Excel muito úteis.

Usar a Ferramenta Localizar e Substituir

Se você tem espaços extras espalhados pela sua planilha, pode preferir usar a ferramenta Localizar e Substituir do Excel em vez da função TRIM. Com este método, você pode remover todos ou um número específico de espaços.

1. Vá para a guia “Página Inicial”, abra o menu suspenso “Localizar e Selecionar” na seção Edição e selecione “Substituir.”

1. Na caixa Localizar e Substituir que aparece, use a caixa “Localizar o que” para inserir um único espaço se você quiser remover todos ou o número exato de espaços que deseja remover.

1. Na caixa “Substituir por”, insira nada se você quiser remover todos os espaços ou o número exato de espaços que deseja manter.

1. Selecione “Substituir Tudo” para remover os espaços extras, e você verá sua planilha atualizar imediatamente.

2. Remover Caracteres Não Imprimíveis

Caracteres não imprimíveis são semelhantes aos espaços extras que podem aparecer. Estes são os primeiros 32 caracteres, incluindo zero, no código ASCII de 7 bits para coisas como um caractere nulo, o início de um cabeçalho, avanço de formulário, retorno de carro e separador de unidade. Assim como os espaços, esses caracteres podem causar problemas ao calcular fórmulas, classificar ou filtrar em sua planilha do Excel.

Convenientemente, você pode usar uma função simples para remover caracteres não imprimíveis no Excel. A função é chamada CLEAN, e a sintaxe para a fórmula é CLEAN(text), onde você pode inserir o texto ou uma referência de célula para o argumento.

Neste exemplo, temos os caracteres não imprimíveis CHAR(10) no início e no final da nossa fórmula na célula A1.

Use esta fórmula para removê-los:

=CLEAN(A1)

Você também pode inserir o texto como parte da fórmula CLEAN. Use a seguinte fórmula se você quiser substituir o texto existente por texto limpo em vez de usar uma célula separada.

=CLEAN(CHAR(10)&"John Jacob Smith"&CHAR(10))

Os caracteres não imprimíveis são removidos, deixando apenas o texto.

3. Deletar Linhas em Branco

Se você acabar com linhas em branco na sua planilha, elas podem ocupar espaço necessário para dados reais. Você pode remover as linhas em branco no Excel em apenas alguns passos e recuperar espaço na sua planilha.

1. Vá para a guia “Página Inicial”, abra o menu suspenso “Localizar e Selecionar” na seção Edição e selecione “Ir para Especial.”

1. Na janela que aparece, selecione “Em branco” e clique em “OK.”

1. Você verá todos os espaços em branco destacados temporariamente. Antes de excluir as linhas, revise-as para confirmar que não há outros dados. Isso é especialmente importante se você não consegue ver as colunas adicionais sem rolar para a direita. Para remover as linhas em branco, volte para a guia “Página Inicial”, abra o menu suspenso “Excluir” e selecione “Excluir Linhas da Planilha.”

1. Você verá as linhas em branco desaparecerem e as linhas restantes na sua planilha se moverem para cima.

Bom saber: aprenda como combinar texto no Microsoft Excel.

4. Corrigir a Capitalização

Se você está importando dados, pode encontrar letras em maiúsculas e minúsculas misturadas entre seus dados. Você pode usar algumas funções simples de capitalização no Excel para tornar a capitalização consistente.

LOWER converte todas as letras para minúsculas, UPPER converte todas as letras para maiúsculas, e PROPER capitaliza a primeira letra de cada palavra em uma string de texto e muda todas as outras letras para minúsculas. Além disso, PROPER capitaliza a primeira letra após um caractere que não seja uma letra, como 1a para 1A.

A sintaxe para cada uma é a mesma, LOWER(text), UPPER(text), e PROPER(text), onde você pode usar o texto ou uma referência de célula para o argumento. Vamos ver exemplos.

Para mudar todas as letras para minúsculas na célula A1, use esta fórmula:

=LOWER(A1)

Para mudar todas as letras para maiúsculas na mesma célula, use esta fórmula:

=UPPER(A1)

Para capitalizar a primeira letra de cada palavra na string de texto na célula A1, use esta fórmula:

=PROPER(A1)

Você também pode usar um intervalo de células para o argumento nas fórmulas. Podemos usar a função PROPER para mudar a capitalização nas células A1 até A5 com esta fórmula:

=PROPER(A1:A5)

5. Encontrar e Remover Duplicatas

Dados duplicados são mais dados que você pode querer limpar em sua planilha do Excel. Você pode ter o mesmo nome de cliente, endereço de e-mail, número de telefone ou algo semelhante, onde a duplicata é um dado extra que você não precisa.

Existem várias maneiras de encontrar e remover duplicatas no Microsoft Excel, e você pode conferir nosso tutorial sobre este tópico para os vários métodos. Aqui, estamos olhando apenas para a opção mais simples, que é usar o recurso Remover Duplicatas embutido do Excel.

Observe que o Excel mantém a primeira instância e remove a próxima instância.

1. Comece selecionando o intervalo de células que contém as duplicatas, depois vá para a guia “Dados” e clique em “Remover Duplicatas” no grupo Ferramentas de Dados.

1. Na janela pop-up, você pode restringir os dados para revisar e remover. Primeiro, marque as caixas ou use “Selecionar Tudo” para aquelas colunas que você deseja revisar em busca de duplicatas. Em seguida, marque a caixa se seus dados contêm cabeçalhos. Clique em “OK” para continuar.

1. Se o Excel remover com sucesso os dados duplicados, você verá uma mensagem pop-up informando o número do que foi excluído e mantido.

1. Sua planilha será limpa com essas duplicatas removidas.

FYI: aprenda como pegar seus dados em um PDF e transformá-los em uma planilha do Excel.

6. Limpar a Formatação

Se você tem várias pessoas trabalhando em uma planilha ou que copiaram e colaram dados de outro local, pode ter formatação extra que não precisa. Isso pode incluir fonte em negrito, cores de preenchimento ou bordas. Felizmente, você não precisa mudar cada célula, linha ou coluna uma a uma. Você pode limpar a formatação em sua planilha com um clique.

Observe que se você configurar a formatação condicional em sua planilha, limpar a formatação conforme explicado aqui também removerá essa formatação.

1. Selecione o intervalo de células contendo a formatação que você deseja remover. Temos texto em negrito, colorido e itálico, juntamente com uma cor de preenchimento e bordas.

1. Vá para a guia “Página Inicial”, abra o menu suspenso “Limpar” e selecione “Limpar Formatos.”

1. Você verá toda a formatação nessas células desaparecer e terá uma lousa limpa.

7. Converter Texto em Colunas

Quando você puxa dados de outra fonte, nem sempre está disposto da maneira que você deseja. Você pode ter linhas com dados que precisam ser colocados em células separadas em colunas. Você pode converter esse texto em colunas em apenas alguns passos para que seja mais fácil de manipular.

1. Selecione as células que deseja converter, vá para a guia “Dados” e escolha “Texto para Colunas” no grupo Ferramentas de Dados.

1. Quando o Assistente de Conversão de Texto em Colunas abrir, siga alguns passos para converter seus dados com base em seu estado atual e como você deseja exibi-los. Comece escolhendo “Delimitado” ou “Largura Fixa.” O Excel fornece uma recomendação com base em seus dados, mas você pode escolher a opção que for mais aplicável. Clique em “Próximo.”

1. Dependendo da opção que você escolher no primeiro passo, você verá o segundo passo correspondente. Por exemplo, se você escolher dados delimitados, poderá escolher o delimitador, e se tiver dados fixos, poderá ajustar as larguras das colunas. Clique em “Próximo.”

1. Escolha o formato de dados para a coluna, como texto ou data, e insira o destino para os dados convertidos. Clique em “Concluir.”

1. Você verá seu texto convertido em colunas, pronto para você trabalhar.

Bom saber: aprenda qual usar: Grammarly ou Microsoft Editor.

8. Destacar Erros

Embora o Excel faça um bom trabalho ao apontar erros em células, como aqueles de fórmulas, você pode não notar esses erros se tiver uma planilha longa. Com a formatação condicional, você pode destacar os erros para que seja mais provável que você os veja e os corrija.

1. Selecione a planilha inteira clicando no botão “Selecionar Tudo” (triângulo) no canto superior esquerdo da planilha. Se preferir verificar apenas certas células, selecione essas em vez disso.

1. Vá para a guia “Página Inicial”, abra o menu suspenso “Formatação Condicional” no grupo Estilos e escolha “Nova Regra.”

1. Quando as opções da janela Nova Regra de Formatação aparecerem, selecione “Formatar apenas células que contêm” na parte superior e “Erros” na lista suspensa na parte inferior.

1. Clique no botão “Formatar” para escolher a formatação que deseja aplicar. Você pode fazer coisas como preencher as células com uma cor, deixar o texto em negrito ou adicionar uma borda escura. Selecione “OK” após configurar a formatação.

1. Você verá uma prévia de sua seleção na parte inferior da janela Nova Regra de Formatação. Clique em “OK” para salvar e aplicar a regra.

1. Quando você visualizar sua planilha ou células selecionadas, verá esses erros aparecerem. Assim que você corrigir um erro, a formatação desaparece e você pode passar para o próximo.

Perguntas Frequentes

Como faço para verificar erros de ortografia no Excel?

Assim como os outros aplicativos do Microsoft Office, você também pode usar uma verificação ortográfica no Excel. Isso é útil para encontrar erros de digitação ou ortografia comuns.

Vá para a guia “Revisão” e selecione “Ortografia” na seção Revisão da faixa de opções. Quando a caixa de verificação ortográfica aparecer, você verá as palavras em sua planilha que não estão no dicionário. Você pode ignorar a ortografia, adicionar a palavra ao dicionário, alterá-la manualmente ou usar uma das sugestões.

Como sei como corrigir um erro no Excel?

Se você vir um erro específico em sua planilha, selecione a célula e vá para a guia “Fórmulas”. Clique em “Verificação de Erros” no grupo Auditoria de Fórmulas. Você verá a janela de Verificação de Erros aparecer com breves detalhes sobre o erro. Você pode escolher obter ajuda com o erro da Microsoft na Web, mostrar os passos de cálculo, ignorar o erro ou editar a fórmula.

Além disso, você pode visitar a página Como Evitar Fórmulas Quebradas no site de Suporte da Microsoft para uma lista de erros comuns de fórmula com descrições.

Como faço para converter linhas em colunas ou vice-versa no Excel?

Semelhante ao recurso Texto para Colunas discutido aqui, você pode converter dados de uma linha para uma coluna ou de uma coluna para uma linha no Excel.

A maneira mais simples usa copiar e colar com o recurso Transpor. Alternativamente, você pode usar a função TRANSPOSE. Dê uma olhada em nosso tutorial completo sobre transpor dados no Excel, que explica ambos os métodos.

Crédito da imagem: Pixabay. Todas as capturas de tela por Sandy Writtenhouse.