Tire Seus Projetos do Seu Email com CoordinateHQ

No cenário de serviços ao cliente, o conjunto de ferramentas tradicional para colaboração com clientes está atrasado para uma atualização. Dependendo de ferramentas desconectadas, as equipes enfrentam desafios com o fluxo de informações, comunicação e eficiência geral do projeto. Embora existam muitas ferramentas de gerenciamento de projetos no mercado, o CoordinateHQ foi especialmente desenvolvido para agilizar a colaboração entre empresas e partes externas, como clientes e freelancers. Tivemos a chance de testar o software e fornecer nossas impressões nesta análise.

Este é um artigo patrocinado e foi possível graças ao CoordinateHQ. O conteúdo e as opiniões reais são as únicas visões do autor, que mantém independência editorial mesmo quando um post é patrocinado.

Índice

• O que é o CoordinateHQ?
• Definindo sua Experiência do Usuário
• Criando um Projeto
• Configurando o Fluxo de Trabalho
• Gerenciando Seus Projetos
• Preços
• Considerações Finais

O que é o CoordinateHQ?

Lançado em 2020 por veteranos experientes em gerenciamento de clientes, Rick Morrison (CEO) e Jud Gardner (CTO), o CoordinateHQ visa transformar as operações de serviços ao cliente em diversas indústrias. Inspirada por sua própria experiência navegando pelas limitações das ferramentas de colaboração tradicionais, a plataforma oferece uma solução inovadora para agilizar a comunicação e o gerenciamento de projetos com clientes externos.

Projetado com os usuários em mente, o CoordinateHQ apresenta uma interface simples e intuitiva para rápida e fácil adoção. Seu foco na colaboração permite que os clientes acessem detalhes do projeto em tempo real, facilitando uma colaboração sem costura. Ao substituir longas trocas de e-mails, essa ferramenta promove uma comunicação transparente e melhora a eficiência da colaboração.

Começando

Se você está pronto para experimentar o CoordinateHQ, acesse o site oficial e clique no botão Começar Grátis no canto superior direito. Adicione seu e-mail de trabalho ou inscreva-se com sua conta do Google se você a usar para fins comerciais. Isso é tudo que você precisa fazer para desbloquear seu teste gratuito de duas semanas do CoordinateHQ, que lhe dá acesso à maioria dos recursos que você precisará para colocar seu primeiro projeto em andamento. Tenho que dar muitos pontos a eles por não pedirem os detalhes do seu cartão de crédito antes de você ter a chance de ver do que a ferramenta se trata.

O CoordinateHQ faz um esforço para fazer você se sentir em casa. Assim que você faz login na plataforma, ela o guia ativamente por seus recursos, ajudando você a se familiarizar rapidamente com eles. Comecei com o vídeo introdutório e depois trabalhei nas mini-tarefas, que incluem criar um projeto e convidar o primeiro colaborador. Você pode fazer isso para máxima eficiência ou optar por explorar a ferramenta por conta própria, se preferir esse caminho. Fiz uma mistura de ambos.

Definindo sua Experiência do Usuário

À primeira vista, a interface do CoordinateHQ parece um pouco decepcionante. Apresentando uma paleta de cores neutras composta principalmente por elementos pretos, brancos e cinzas, ela visa enfatizar a funcionalidade. Felizmente, você pode injetar um pouco de estilo nela. Para uma integração de marca sem costura, o CoordinateHQ permite que os usuários carreguem o logotipo da empresa e escolham cores que refletem sua paleta de marca.

Personalize a plataforma através da página de configurações dedicada. Clique no seu nome no canto superior direito da tela e selecione Configurações. Em Configurações da Conta no menu à esquerda, clique em Seu Logotipo e Branding.

Criando um Projeto

A interface intuitiva do CoordinateHQ permite a fácil criação de projetos. Navegue até o menu Projeto e selecione Adicionar Projeto para iniciar seu primeiro projeto. Certifique-se de também verificar a seção Modelos, pois encontrei algumas opções realmente úteis. Para este artigo, na verdade, usei o Modelo de Projeto de Design para Clientes.

Isso cria automaticamente um esboço do projeto para você. Você pode trabalhar para preenchê-lo com os detalhes únicos do seu projeto, incluindo resumo, metas, etc. Embora eu tenha que admitir que sou mais parcial ao layout em estilo de cartão de aplicativos como o Trello, o design do esboço do projeto do CoordinateHQ indiscutivelmente cumpre sua função.

Na página do projeto, você pode adicionar colaboradores como Clientes (externos) ou membros da Sua Equipe (que você adicionou anteriormente nas configurações). Assim que eles fizerem login no CoordinateHQ, também poderão acessar o esboço do projeto e mais, dependendo de seu papel. Modifique as permissões de um usuário nas configurações. Administrador de Faturamento tem o nível de acesso mais alto, enquanto um Gerente pode acessar apenas projetos onde é proprietário ou colaborador.

Adicionando uma Tarefa

Para começar a adicionar novas tarefas, clique no botão Editar Plano. Adicione uma Descrição para sua tarefa e data de vencimento, se desejar. Você também pode incluir uma lista de verificação, anexar arquivos ou adicionar tags. Não se esqueça de atribuí-la a alguém, incluindo clientes ou membros da equipe interna.

O CoordinateHQ tem uma opção útil, onde você atribui funções às pessoas que trabalham em seu projeto para gerenciar facilmente responsabilidades comuns em um projeto. Vá para Configurações e clique em Funções do Projeto em Gerenciamento de Dados. A função padrão é Gerente de Projeto, e esta é uma função que você não pode editar (embora você possa atribuir funções adicionais a partir da página do projeto).

Essa função é automaticamente atribuída ao Administrador de Faturamento, mas você pode criar outras funções, como Cliente ou Designer. Em seguida, conecte o endereço de e-mail de um colaborador a uma função, para não ter que lembrar sempre quem é quem.

Quando você atribui uma função a uma tarefa, o sistema automaticamente a reatribuirá ao usuário que ocupa essa posição. Por exemplo, você pode atribuir uma tarefa de redesign de logotipo ao Designer. Se você já atribuiu essa função a um dos membros da sua equipe, o nome dele aparecerá quando você passar o mouse sobre a tarefa.

Quando uma tarefa é criada, seus colaboradores externos poderão ver uma notificação em seu próprio painel do CoordinateHQ para começar a enviar mensagens imediatamente aos membros da equipe designados. Isso se sente muito como interagir em tempo real, onde você não precisa atualizar compulsivamente sua caixa de entrada para ver as últimas novidades sobre seu projeto.

Configurando o Fluxo de Trabalho

O CoordinateHQ garante que você nunca perca atualizações importantes dos clientes, mesmo quando não está verificando constantemente seu e-mail. Você e sua equipe (incluindo clientes) têm uma única fonte para os detalhes do seu projeto, atualizações e itens acionáveis. Chega de cavar na sua caixa de entrada ou se perguntar onde a versão mais recente de um arquivo está localizada, resultando em fluxos de trabalho mais suaves e menos tempo perdido.

Para dar um exemplo de como você pode melhorar seu fluxo de trabalho com o CoordinateHQ, digamos que você está redesenhando o portal web do seu cliente e precisa saber cada vez que um novo produto entra na loja virtual deles. Seu cliente não precisará lhe enviar um e-mail separado toda vez que um novo produto aparecer na distribuição deles. Em vez disso, você pode criar um formulário no CoordinateHQ através das configurações. Em Gerenciamento de Dados, navegue até Formulários e adicione os campos de informação desejados ao formulário. Por exemplo, Nome do Produto e Preço.

De volta ao seu painel do CoordinateHQ, você pode adicionar um Link de Ação que lançará o formulário. Isso significa que os clientes podem adicionar as informações diretamente do painel deles no CoordinateHQ. Preencher o formulário cria automaticamente uma nova tarefa no esboço do seu projeto, capturando todos os detalhes para uso posterior. É super fácil e conveniente, e leva apenas alguns minutos para configurar. Você também pode incorporar formulários em tarefas.

Embora os participantes do projeto recebam e-mails de progresso com as últimas atualizações e novas tarefas do CoordinateHQ, é muito mais fácil rastrear e-mails de uma única fonte do que ficar de olho nas inúmeras conversas de e-mail de várias partes que podem ou não estar relacionadas a esse projeto específico.

Gerenciando Seus Projetos

Quando se trata de gerenciar seus projetos, o CoordinateHQ torna isso muito fácil. Clique em Projetos no menu superior para obter rapidamente uma visão geral de todos os seus projetos até agora. Você pode visualizar informações de relance, como Status do Projeto, Tags, Gerente, etc. Você pode usar filtros para visualizar projetos com base em certos critérios. Para uma visão de todas as suas tarefas, você pode mudar para a aba Tarefas.

Se você quiser adicionar ainda mais informações à tabela, clique no ícone em forma de engrenagem no canto superior direito. Eu adicionei o campo % Tarefas Concluídas. Mas e se você quiser adicionar algo que não está na lista?

Você pode ir para as configurações e clicar em Campos Personalizados em Gerenciamento de Dados. Você pode introduzir, por exemplo, uma Caixa de Seleção para saber se o projeto foi pago ou não.

Quando você voltar à visualização de seus projetos e clicar no ícone de engrenagem, deverá ver a opção de adicionar a caixa de seleção à tabela.

Preços

Uma vez que o teste gratuito expira, você terá que atualizar para um plano pago se quiser continuar usando o CoordinateHQ. Há um pacote Pro a $65 por usuário por mês, que desbloqueia algumas opções adicionais, incluindo a capacidade de configurar um nome de domínio personalizado e até 100GB de armazenamento de arquivos.

O CoordinateHQ também oferece um nível Enterprise, mas você precisará entrar em contato com a equipe de vendas deles para discutir os detalhes.

Considerações Finais

Durante meu tempo usando o CoordinateHQ, descobri que a ferramenta promove um gerenciamento de projetos eficiente ao fomentar uma comunicação clara, gerenciamento de tarefas organizado e colaboração em tempo real, levando, em última análise, a uma conclusão mais rápida dos projetos.

Ao contrário do e-mail, onde as atualizações podem facilmente ser enterradas ou perdidas, o CoordinateHQ oferece feeds de atividade em tempo real, mantendo todos informados sobre os últimos desenvolvimentos do projeto e minimizando a necessidade de trocas de e-mail e atualizações de status. Você só precisa lembrar de verificar seu painel do CoordinateHQ todos os dias!

A facilidade de uso da plataforma foi o que realmente me impressionou. Além disso, se você ficar preso, pode facilmente se conectar com o CoordinateHQ para uma sessão individual, um verdadeiro salva-vidas em certas situações.

Embora a interface me impressionasse no geral, a adição manual de campos, como descrições de tarefas, foi um pouco tediosa. Pareceu um passo extra que poderia ter sido facilmente eliminado ao adicionar um campo para uma descrição de tarefa por padrão. Também percebi que não há uma opção de visualização de calendário para visualizar seus projetos em uma linha do tempo, então você pode ter que depender de uma ferramenta diferente para isso.

Por outro lado, o programa oferece integração com Webhook API + Zapier (com mais opções a caminho), para que você possa melhorar significativamente a funcionalidade e agilizar vários processos. Por exemplo, eles podem integrar o CoordinateHQ com seu aplicativo de calendário preferido, como o Google Calendar, através do Zapier.

Para resumir, o CoordinateHQ provou ser uma ferramenta poderosa que melhora significativamente o fluxo de trabalho e promove a execução bem-sucedida de projetos.

Crédito da imagem: Pexels. Todas as capturas de tela por Alexandra Arici.