Como Limpar e Gerenciar Sua Caixa de Entrada do Gmail

O Gmail – a caixa de entrada de nossas vidas, o compartimento de nossos negócios – é essencial para milhões de nós que buscam manter nossos assuntos diários em ordem. Como clientes de e-mail, o Gmail se tornou bastante eficiente nos últimos anos em dividir o fluxo interminável de e-mails em diferentes tags e rótulos, sem mencionar em manter o spam afastado.

Mas, mesmo que o Gmail faça seu trabalho bem, ainda há muitas coisinhas extras que você pode fazer para tornar sua caixa de entrada ainda mais organizada, garantindo que todos os e-mails vão para os lugares certos e que você não receba surpresas indesejadas.

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Transformando Rótulos em Caixas de Entrada

Recebo muitos e-mails que considero importantes o suficiente para olhar em algum momento, mas não tão importantes que eu queira que eles apareçam no topo da minha caixa de entrada “Principal” o tempo todo. Por exemplo, recebo uma quantidade enorme de e-mails de empresas de RP de jogos, que às vezes contêm informações que me interessam, mas quero analisá-los no meu próprio tempo.

Para isso, configurei um rótulo “PR de Jogos” e faço com que esses e-mails pulem a caixa de entrada. Isso basicamente transforma o PR de Jogos em uma caixa de entrada separada que coleta esses e-mails passivamente, para que eu não receba notificações quando eles chegam e possa analisá-los no meu próprio tempo.

Para fazer isso, você pode começar clicando na caixa de seleção ao lado de um (ou mais) dos e-mails para os quais deseja criar uma nova caixa de entrada, depois clique no ícone do menu de três pontos logo abaixo da caixa de pesquisa do Gmail e selecione “Filtrar mensagens como estas.”

Uma caixa aparecerá mostrando os remetentes desses e-mails. Você pode entrar em mais detalhes aqui e filtrar os e-mails por assunto ou até mesmo basear o filtro nas palavras que eles incluem, mas vamos manter as coisas simples por enquanto e configurar um filtro para e-mails de remetentes específicos.

Quando estiver pronto, clique em “Criar filtro”, que mostrará uma série de opções sobre o que você realmente quer fazer com os e-mails selecionados. No meu caso, marco a caixa “Pular a Caixa de Entrada” e a caixa “Aplicar o rótulo”, então ao lado de “Aplicar o rótulo,” escolho o rótulo “PR de Jogos”. (Você terá a opção de criar um novo rótulo aqui, se ele ainda não existir.)

Na parte inferior dessa caixa, você também pode selecionar a opção de aplicar o filtro a todos os e-mails anteriores que se encaixam nos critérios, para que todos os e-mails passados desses destinatários também sejam enviados para a caixa de entrada do PR de Jogos.

Nota: criar um rótulo em si não “move” e-mails para outras caixas de entrada. (É a opção “Pular a Caixa de Entrada” que efetivamente faz isso.) Você pode ter vários rótulos para certos e-mails, se desejar, e esses rótulos aparecem na barra lateral esquerda do Gmail.

Gerenciar Configurações de Caixa de Entrada e Filtros

Existem muitos algoritmos misteriosos que ditam onde o Gmail coloca os e-mails em sua caixa de entrada. Mas você pode ajudar o Gmail até certo ponto, usando o pequeno rótulo “Importante” ao lado dos e-mails. É aquele símbolo de seta amarelo ou cinza entre a estrela e o nome do remetente.

Se for amarelo, esse e-mail é considerado importante e irá sobrepor quaisquer filtros para aparecer na sua caixa de entrada Principal. Se for cinza, isso significa que “não é importante” e funcionará de acordo com suas regras de filtro. Clique no ícone para alternar entre cinza e amarelo, dependendo de você considerar aquele e-mail importante. Isso ajudará o Google a julgar a importância de futuros e-mails.

Se você não quer que o Google use sua iniciativa sobre a importância dos e-mails, clique em “Configurações -> Caixa de Entrada,” e na parte inferior selecione “Não sobrepor filtros.” Ao lado do título “Marcadores de Importância”, você também pode informar ao Google para não usar marcadores de maneira alguma e não usar suas ações passadas para prever a importância dos e-mails.

Enquanto estiver em Configurações, clique em “Filtros e endereços bloqueados” para ver todas as configurações de filtro que você configurou. Aqui você pode editar e excluir todos os seus filtros existentes, levando à mesma tela que discutimos sob o título “Transformando Rótulos em Caixas de Entrada”.

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Cancelar Inscrição de E-mails de Marketing e Newsletters

Ao longo dos anos, você provavelmente se inscreveu em toneladas de e-mails de marketing que são tão comuns que se tornaram o barulho de fundo indesejado de sua caixa de entrada. Em vez de definir regras sobre o que fazer com esses e-mails uma vez que eles chegam (como deletá-los automaticamente, por exemplo), você deve garantir que eles não sejam enviados em primeiro lugar, cancelando a inscrição deles.

Todo e-mail de marketing/newsletter que você recebe deve ter uma opção “Cancelar Inscrição” na parte inferior. Isso geralmente está em texto muito pequeno e clicar nele irá levá-lo ao site que o envia. Geralmente, clicar nesse botão sozinho é suficiente para cancelar a inscrição, mas alguns sites tornam isso mais incômodo exigindo que você faça login para fazê-lo. De qualquer forma, é um processo rápido e corta esses e-mails na fonte.

Na maioria dos casos, o Gmail é bom em filtrar esse tipo de e-mail e jogá-los na categoria ‘Promoções’, que deve ser selecionável na parte superior da sua Caixa de Entrada. Portanto, passe por essa aba de Promoções, procure os maiores infratores e comece a cancelar a inscrição!

Conclusão

Existem muitas outras maneiras de gerenciar sua caixa de entrada do Gmail, mas essas devem ao menos lhe dar uma ideia de como organizá-la. Sou fiel aos métodos acima e nada mais, e descobri que minha caixa de entrada se tornou um lugar mais feliz como resultado. Como você gerencia sua caixa de entrada do Gmail? Algum plugin que você recomenda? Deixe-nos saber!