Como Criar uma Lista de Contatos ou de Distribuição no Outlook

Você frequentemente precisa incluir o mesmo grupo de pessoas em um e-mail? Torne sua vida muito mais fácil aprendendo como criar uma lista de contatos ou de distribuição no Outlook. Envie e-mails para múltiplos destinatários com apenas um clique, economizando o trabalho de digitar cada endereço de e-mail toda vez. Este tutorial mostra como fazer isso.

Nota: Listas de Distribuição são chamadas de Listas de Contatos em versões mais novas do Outlook.

Índice

• Criar e Editar uma Lista de Contatos no Outlook para Desktop
• Criar e Editar uma Lista de Contatos no Outlook na Web (Outlook.com)
• Lista de Contatos do Outlook vs. Grupo

Criar e Editar uma Lista de Contatos no Outlook para Desktop

O cliente de e-mail Outlook para Windows e macOS é uma ferramenta poderosa que oferece muitos recursos para tornar sua experiência de e-mail o mais eficiente possível. Dito isso, com grande poder vem um pouco de complexidade, que definitivamente se estende ao processo de criação de uma lista de contatos ou de distribuição no Outlook. Siga nossas instruções passo a passo para navegar pelo labirinto que é a interface do usuário do Outlook.

Dica: para limpar sua caixa de entrada mais rapidamente, tente criar regras para seus e-mails do Outlook.

Windows

Tenha em mente que nossas instruções são destinadas à versão mais recente. Se você estiver usando uma versão mais antiga, alguns passos podem variar um pouco.

Inicie o Outlook e mude para a guia Pessoas clicando no ícone correspondente na barra lateral à esquerda.

Clique na seta pequena ao lado do botão Novo contato e selecione a opção Nova lista de contatos.

Nomeie sua nova lista de contatos e insira todos os endereços de e-mail que você deseja incluir no campo de entrada de e-mail, clicando no botão Adicionar após cada endereço. Clique no botão Criar para salvar sua lista de distribuição do Outlook.

Você pode encontrar sua lista na seção Todas as listas de contatos da guia Pessoas. Para adicionar ou remover endereços, selecione a lista e clique no botão Editar na barra de ferramentas superior.

Mac

No Outlook para Mac, abra o menu Ajuda. Selecione a opção Reverter para o Outlook Legado. Infelizmente, essa etapa é obrigatória, pois o recurso de lista de contatos ou de distribuição atualmente não está incluído na versão mais recente do cliente de e-mail.

Mude para a guia Pessoas clicando no ícone correspondente na parte inferior da barra lateral à esquerda.

Selecione a opção Nova Lista de Contatos na barra de ferramentas superior. Se a opção estiver desativada, abra as Configurações do Outlook, vá para a seção Geral e desative a opção Ocultar pastas no meu computador.

Nomeie sua nova lista de contatos e clique no botão Adicionar para incluir todos os destinatários pretendidos. Clique em Salvar e Fechar quando estiver satisfeito com a aparência da sua lista de distribuição do Outlook.

Para editar qualquer lista de distribuição criada no Outlook para Mac, navegue até a guia Pessoas, selecione o catálogo de endereços na seção No Meu Computador e clique na lista que você deseja editar.

Dica: além de listas de contatos ou de distribuição, tanto o Outlook para Windows quanto o Outlook para Mac suportam modelos de e-mail, e eles podem economizar muito tempo se você frequentemente se vê enviando mensagens semelhantes.

Criar e Editar uma Lista de Contatos no Outlook na Web (Outlook.com)

Usando o Outlook.com? Não se preocupe; você não ficou de fora do jogo da lista de contatos. A interface da Web tem muito em comum com a versão de desktop mais recente do Outlook para Windows, então aprender a criar uma lista de contatos no Outlook na Web (como o Outlook.com às vezes é chamado) é muito fácil:

Na sua conta do Outlook.com, navegue até a guia Pessoas selecionando o ícone relevante na barra lateral à esquerda.

Clique na pequena seta suspensa adjacente ao botão Novo Contato, e escolha a opção Nova Lista de Contatos.

Atribua um nome à sua nova lista de contatos e insira todos os endereços de e-mail desejados no campo designado, clicando em Adicionar após cada um. Clique no botão Criar para finalizar e salvar sua nova lista de distribuição do Outlook.

Localize sua lista salva na área Todas as Listas de Contatos dentro da guia Pessoas. Para adicionar ou excluir endereços de e-mail, destaque sua lista e clique no botão Editar na barra de ferramentas superior.

Lista de Contatos do Outlook vs. Grupo

Você não seria o primeiro usuário do Outlook a se perguntar sobre a diferença entre uma lista de contatos e um grupo. Ambas as funcionalidades parecem oferecer funcionalidades semelhantes – agrupar vários endereços de e-mail sob um único nome – mas não são completamente intercambiáveis:

• Lista de Contatos: permite que você envie um e-mail para várias pessoas sem ter que selecionar cada endereço individualmente.
• Grupo: um espaço de trabalho compartilhado que dá a vários membros da equipe acesso a uma caixa de entrada, calendário e armazenamento de arquivos compartilhados.

Se seu principal objetivo é enviar e-mails para várias pessoas da maneira mais fácil possível, então uma lista de contatos é o que você precisa. Mas se sua equipe precisa de um ambiente mais colaborativo com arquivos, calendários e um espaço central para conversas compartilhadas, um Grupo do Outlook é a escolha certa.

Dominando o Microsoft Outlook

Então é isso, um roadmap simples sobre como criar uma lista de contatos no Outlook em várias plataformas. Agora que você já entendeu, por que não elevar suas habilidades no Outlook para o próximo nível? Deixe-nos mostrar como usar a formatação condicional no Microsoft Outlook, que ajudará a manter sua caixa de entrada mais organizada.

Crédito da imagem: Unsplash. Todas as capturas de tela por David Morelo.