Como Criar um Modelo de Email no Gmail

Se há uma ferramenta que você pode usar para acelerar a criação de emails, é um modelo. Quando você compõe a mesma mensagem de email repetidamente, pode configurar um modelo reutilizável no Gmail para economizar tempo. Então, basta trocar pequenos detalhes, como nomes e datas, conforme necessário. Existem duas maneiras de criar e usar modelos no Gmail: uma está disponível para todos e a outra está disponível para usuários do Google Workspace. Vamos dar uma olhada em como trabalhar com ambos.

Índice

• Como Criar um Modelo de Gmail para Mensagens Repetitivas
• Como Criar um Modelo de Gmail para Mensagens de Marketing
• Usar um Modelo de Gmail
• Editar um Modelo de Gmail
• Excluir um Modelo de Gmail
• Perguntas Frequentes

Dica: acelere suas rotinas de email ativando e usando os atalhos de teclado do Gmail.

Como Criar um Modelo de Gmail para Mensagens Repetitivas

Você pode configurar um modelo para mensagens de agradecimento ou atualizações semanais. Também pode criar um modelo para usar como resposta automática para clientes, colegas ou clientes.

Ativar Modelos no Gmail

Antes de criar um modelo, você deve ativar o recurso em suas configurações do Gmail. Acesse o site do Gmail, faça login e siga estas etapas.

1. Selecione o ícone de “Configurações” (engrenagem) no canto superior direito e escolha “Ver todas as configurações.”

1. Vá para a aba “Avançado” e marque a opção “Ativar” ao lado de “Modelos.”

1. Clique em “Salvar Alterações” na parte inferior e, em seguida, retorne à sua caixa de entrada para configurar um modelo.

Dica: confira como automatizar respostas do Gmail com um modelo, junto com outras sugestões semelhantes, em nosso guia de automações para aumentar sua produtividade diária.

Criar um Modelo no Gmail

Para criar um modelo de Gmail, digite a mensagem que deseja usar e, em seguida, salve o modelo para reutilizá-lo mais tarde.

1. Selecione “Compor” no canto superior esquerdo para abrir uma nova janela de email. Você pode ter que abrir o menu usando o ícone “Mostrar menu principal” (três linhas) no canto superior esquerdo.

1. Digite o assunto, a mensagem e, opcionalmente, os destinatários, mantendo estas coisas em mente:
   • Se você adicionar automaticamente uma assinatura de email às mensagens enviadas, talvez queira removê-la do modelo. Caso contrário, a assinatura será duplicada.
   • Se você inserir destinatários, eles serão adicionados automaticamente quando você usar o modelo, embora você possa editá-los.

1. Quando estiver pronto para salvar o modelo, clique no ícone “Mais Opções” (três pontos) na parte inferior.

1. Mova o cursor para “Modelos -> Salvar rascunho como modelo” e escolha “Salvar como novo modelo.”

1. Dê um nome ao seu novo modelo e clique em “Salvar.”

Envie o email que você compôs ou simplesmente feche a janela de composição.

Como Criar um Modelo de Gmail para Mensagens de Marketing

Se você usa o Gmail para divulgar seu negócio, aproveite um recurso embutido chamado “Layouts” para seu modelo. Os layouts incluem um chamado à ação, texto simples, anúncio, boletim informativo, novo serviço e estilo de marketing de referência.

Você pode personalizar os layouts com um estilo padrão, inserir um layout e fazer suas edições antes de salvá-lo como um modelo.

Nota: até a data deste texto, você deve assinar um dos planos do Google Workspace para usar Layouts: Workspace Individual; Business Standard ou Plus; Enterprise Starter, Standard ou Plus; ou Education Standard ou Plus.

Dica: você pode economizar ainda mais tempo automatizando parcialmente sua caixa de entrada do Gmail com scripts do Google.

Visualizar os Layouts

Quando estiver pronto para usar um dos layouts, abra uma nova janela de email usando o botão “Compor” no canto superior esquerdo.

1. Clique no ícone “Selecionar um layout” (grade) na parte inferior da janela de composição.

1. Selecione uma opção de layout para ver uma prévia dela à direita. Para alterar o estilo, pule para a próxima seção. Caso contrário, clique em “Inserir.”

Ajustar o Estilo Padrão

Se você planeja usar diferentes layouts, pode querer ajustar os estilos padrão. Isso inclui adicionar um logotipo, mudar o esquema de cores, usar um rodapé e incluir links, todos relacionados ao seu negócio.

1. Abra as opções de layout conforme descrito acima e clique em “Estilo padrão” para ajustar os seguintes itens.

• Logos, cores e fontes: faça o upload de um logotipo, escolha uma paleta de cores ou selecione um novo estilo de fonte.
• Detalhes do rodapé: adicione o nome da sua empresa, informações de contato ou aviso de isenção no rodapé de cada layout.
• Links: escolha e insira links a serem usados nos layouts. Adicione um endereço de email, endereço da web ou links para seus sites de mídia social.

1. Clique em “Salvar alterações.”

Editar a Mensagem

Depois de inserir um layout e antes de salvá-lo como um modelo, provavelmente você desejará fazer alterações, uma vez que os layouts incluem texto de marcador que você desejará editar. Você também pode fazer alterações aos elementos do layout, quer tenha mudado ou não o estilo padrão.

1. Com o layout na janela de composição do email, selecione um elemento para ver as ações disponíveis. Para o cabeçalho e outras imagens, mude a imagem, edite o texto alternativo, adicione um link ou remova o cabeçalho.

1. Para botões, você pode visualizar ou alterar o link ou remover o botão completamente.

1. Para caixas de texto, selecione o texto de marcador e substitua-o pelo seu próprio. Como alternativa, remova a seção.

1. Você também pode querer adicionar a linha de assunto para que a mensagem esteja pronta para ser enviada, aguardando seus destinatários ou lista de email.

Quando estiver satisfeito com a mensagem final, você pode salvá-la como um modelo e reutilizá-la a qualquer momento, além de fazer pequenos ajustes antes de enviá-la.

Salvar o Layout como um Modelo

Salve este modelo de layout da mesma forma que o modelo básico. Siga as etapas 3 a 5 dessas instruções, depois envie o email ou simplesmente feche a janela de composição do email.

Nota: antes de sair de férias, não se esqueça de configurar o autorresponder de fora do escritório do Gmail.

Usar um Modelo de Gmail

Depois de salvar um modelo, seja ele um modelo básico ou uma mensagem de marketing, você pode inseri-lo em um novo email em apenas alguns cliques.

1. Selecione “Compor” no canto superior esquerdo para abrir uma nova janela de email.

2. Clique no ícone “Mais Opções” na parte inferior.

3. Mova o cursor para “Modelos” e selecione o nome do modelo abaixo de “Inserir Modelo.”

1. Com seu modelo na janela de email, adicione ou edite os destinatários e faça quaisquer mudanças que desejar na linha de assunto ou na mensagem.

Editar um Modelo de Gmail

Você pode fazer alterações em um modelo que salvou e, em seguida, simplesmente re-salvar o modelo.

1. Abra o modelo em uma nova mensagem de email, como descrito acima.

2. Faça suas alterações e clique no ícone “Mais Opções”. Mova para “Modelos -> Salvar rascunho como modelo” e escolha o nome do modelo abaixo de “Sobrescrever Modelo.”

1. Confirme esta ação clicando em “Salvar.”

Excluir um Modelo de Gmail

Siga estas etapas para excluir um modelo de Gmail que você não precisa mais:

1. Abra uma nova mensagem, mas em vez de inserir o modelo, abra a janela “Compor”.

2. Mova o cursor para “Modelos -> Excluir modelo” e escolha o nome do modelo abaixo de “Excluir Modelo.”

1. Confirme esta ação clicando em “Excluir” na janela pop-up.

Perguntas Frequentes

Por que não tenho uma opção de modelo no Gmail?

Para exibir a opção de modelo, ative a configuração “Modelo” no Gmail, conforme mostrado anteriormente. Se você tem uma conta do Google Workspace suportada e não vê a opção de Layouts, entre em contato com seu administrador do Workspace.

Posso usar modelos no aplicativo móvel do Gmail?

Até a data deste texto, os modelos estão disponíveis apenas no site do Gmail, não no aplicativo móvel. Uma alternativa possível é criar e inserir um modelo em um email no site do Gmail e, em seguida, salvá-lo como um rascunho. (Enderece e feche a mensagem sem enviá-la.) Abra a pasta “Rascunhos” no aplicativo móvel do Gmail e edite ou envie o email a partir de lá.

Posso criar e usar modelos no Microsoft Outlook também?

Se você usa o Outlook além do Gmail, pode usar modelos com esse aplicativo também. Isso permite que você economize tempo, independentemente de qual aplicativo está usando.

Confira nosso tutorial completo sobre como usar modelos no Microsoft Outlook.

Crédito da imagem: Pixabay. Todas as capturas de tela por Sandy Writtenhouse.