Como Usar a Formatação Condicional no Microsoft Outlook

Quando você deseja identificar rapidamente e-mails na sua caixa de entrada do Outlook, pode aplicar automaticamente a formatação da fonte com base em condições. Assim, conforme as mensagens chegam que atendem a essas condições, elas obterão essa formatação sem que você precise mover um dedo. Configurar a formatação condicional no Microsoft Outlook leva apenas alguns minutos e ajuda você a ver certos e-mails de relance. Este tutorial mostra como criar uma regra de formatação condicional, editar regras de formatação e desativar ou excluir uma regra que você não precisa mais.

Você sabia: você pode encaminhar e-mails automaticamente no Outlook, seja em massa ou com base em regras personalizadas.

Índice

• Configurar Formatação Condicional no Outlook
• Condições para a Regra de Formatação
• Editar uma Regra de Formatação Condicional
• Excluir uma Regra de Formatação Condicional
• Perguntas Frequentes

Configurar Formatação Condicional no Outlook

Até o momento em que este documento foi escrito, o recurso de formatação condicional está disponível apenas na versão do Windows do Microsoft Outlook. Para começar, abra o Outlook e siga estes passos para configurar sua regra.

1. Vá para a guia “Exibir” e selecione “Configurações de Exibição” na seção “Exibição Atual” da faixa de opções.

2. Clique em “Formatação Condicional” na caixa que aparece.

3. Você verá uma caixa subsequente abrir, onde poderá revisar as regras padrão atuais configuradas pelo Outlook. Estas incluem exibir mensagens não lidas em azul e e-mails expirados com uma fonte tachada.

4. Para configurar sua própria regra, clique em “Adicionar” no canto superior direito.

5. Digite um título para a regra na caixa “Nome”.

6. Selecione o botão “Fonte” para escolher a formatação que deseja usar.

7. Você pode selecionar a família da fonte, estilo, tamanho, cor, e adicionar um tachado ou sublinhado. Clique em “OK” quando terminar.

8. Selecione o botão “Condição” para configurar os critérios para sua regra.

9. Você verá três abas com opções de básicas a avançadas. Vamos explorar cada uma em mais detalhes abaixo.

Dica: use modelos de e-mail do Outlook para automatizar ainda mais seus fluxos de trabalho.

Condições para a Regra de Formatação

Dependendo do tipo de regra que você deseja criar, existem muitas opções. Use a aba apropriada para começar.

Aba Mensagens

Vá para a aba “Mensagens” para configurar critérios comuns, como palavras-chave no e-mail ou na linha de assunto, de um contato específico, uma menção na linha CC ou com base em um período de tempo.

Como exemplo, selecionamos e-mails de um grupo que devem ser enviados amanhã.

Aba Mais Opções

Vá para a aba “Mais Opções” para adicionar mais critérios, como e-mails que incluem uma categoria, estão lidos ou não lidos, contêm anexos, têm uma certa prioridade ou são de um tamanho específico.

Como exemplo, selecionamos e-mails com a categoria Azul, que estão não lidos e contêm anexos.

Aba Avançada

1. Vá para a aba “Avançada” para configurar condições personalizadas para sua regra.

2. Use o menu suspenso “Campo” para escolher entre campos frequentemente utilizados, endereços e campos de data, junto com campos de e-mail, contato e tarefa.

3. Escolha o campo exato a ser usado, selecione uma “Condição” no menu suspenso e adicione um “Valor” à direita. As opções Condicional e Valor podem ou não ser exibidas ou podem ser diferentes, dependendo do campo que você selecionar.

4. Clique em “Adicionar à Lista” para colocar a condição na caixa de critérios na parte superior.

Como exemplo, selecionamos o Campo Frequentemente Usado para Status do Sinalizador onde a Condição é Igual e o Valor é Sinalizador de Acompanhamento.

5. Quando você terminar de criar sua regra usando qualquer uma ou todas as abas acima, clique em “OK” para salvá-la.

Salvar e Aplicar a Regra

1. Volte para a caixa inicial de “Formatação Condicional” e certifique-se de que sua regra tenha uma marca de verificação ao lado dela na parte superior. Clique em “OK” para concluir e aplicar a regra.

2. Clique em “OK” na caixa “Configurações de Exibição Avançadas” para completar o processo.

3. A partir de agora, qualquer e-mail que chegar, ou que você enviar, dependendo da configuração da sua regra, terá a formatação da fonte que você selecionou.

Dica: aprenda como transformar e-mails em tarefas no Outlook.

Editar uma Regra de Formatação Condicional

Você pode editar uma regra que configurou e também pode editar as regras padrão do Outlook. No entanto, você não pode editar uma condição de uma das regras padrão, apenas a formatação da fonte.

1. Volte para “Exibir -> Configurações de Exibição”, selecione “Formatação Condicional” e escolha a regra na lista.

• Para uma regra padrão, selecione “Fonte” para alterar a formatação e clique em “OK” para salvá-la.
• Para uma regra própria, selecione “Fonte”, “Condição” ou ambos para fazer suas alterações. Clique em “OK” para salvar.

2. Quando terminar, clique em “OK” na caixa “Formatação Condicional”, depois “OK” mais uma vez na caixa “Configurações de Exibição Avançadas”.

Excluir uma Regra de Formatação Condicional

Se você criar uma regra que não deseja mais usar, pode desativá-la ou excluí-la. Para as regras padrão, você pode desativá-las, mas não pode excluí-las.

1. Volte para “Exibir -> Configurações de Exibição”, selecione “Formatação Condicional” e escolha a regra na lista.

• Para desativar uma regra, desmarque a caixa ao lado dela na lista. Você pode marcar a caixa novamente mais tarde para reativá-la, se desejar.
• Para excluir uma regra sua, selecione-a e clique em “Excluir”. Você não será solicitado a confirmar esta ação.

2. Quando você concluir suas edições, clique em “OK” para salvá-las, depois “OK” mais uma vez na caixa “Configurações de Exibição Avançadas”.

Perguntas Frequentes

Como posso colorir e-mails no Outlook para Web ou no Mac?

Embora a formatação condicional esteja disponível apenas para o Outlook no Windows neste momento, você pode usar as outras regras do Outlook para marcar e-mails, embora de forma diferente, na Web ou no Mac.

Você pode aplicar automaticamente uma categoria, que coloca um indicador de cor na mensagem real em vez de formatar a fonte. Confira nossos tutoriais sobre como usar categorias no Outlook e configurar regras do Outlook para obter detalhes sobre ambas as funcionalidades.

Posso formatar a fonte para contatos, tarefas e eventos de calendário?

Quando você configura sua regra de formatação condicional conforme descrito aqui, use a aba “Avançada” para definir as condições, depois escolha entre “Todos os Campos de Contato”, “Todos os Campos de Compromisso” ou “Todos os Campos de Tarefa” para configurar critérios personalizados para contatos, tarefas ou eventos de calendário.

Como faço para alterar a fonte da lista de mensagens na minha caixa de entrada?

Vá para “Exibir -> Configurações de Exibição”, selecione “Fonte da Linha” e escolha a família da fonte, estilo e tamanho. Clique em “OK” para ver o De e o Assunto para sua lista de mensagens atualizados para a nova fonte.

Crédito da imagem: Pixabay. Todas as capturas de tela por Sandy Writtenhouse.