Como Usar Filtros no Microsoft Excel

Quando você tem uma planilha do Excel com centenas ou até milhares de linhas de dados, encontrar os dados exatos que você precisa pode ser desafiador. Mas, usando filtros do Excel, você pode localizar esses dados rapidamente.

Você pode usar um filtro básico, que adiciona botões para filtrar dados, um filtro avançado para encontrar dados que atendem a várias condições específicas, ou a função FILTER para exibir um valor se os dados não forem encontrados.

Vamos ver como usar cada um desses métodos para filtrar dados no Microsoft Excel.

Índice

• Como Usar um Autofiltro Básico no Excel
• Usar Filtros de Número, Texto ou Data
• Limpar ou Desativar Filtros
• Como Usar um Filtro Avançado no Excel
• Inserir os Critérios
• Aplicar o Filtro
• Como Usar a Função FILTER no Excel
• Usar AND ou OR com a Função FILTER
• Perguntas Frequentes

Como Usar um Autofiltro Básico no Excel

O Autofiltro básico no Excel é o método mais fácil e funciona bem com a maioria das planilhas. Escolha os dados que você deseja exibir e veja seu conjunto de dados existente ser atualizado para mostrar apenas esses valores.

1. Selecione os dados que você deseja filtrar arrastando por um intervalo de células ou selecionando colunas e linhas inteiras.

1. Vá para a guia “Dados” e clique em “Filtro” na seção “Classificar e Filtrar” da faixa de opções.

1. Você verá botões de filtro adicionados a cada cabeçalho de coluna em seu conjunto de dados.

1. Selecione o botão para a coluna que você deseja filtrar. Na janela pop-up, insira um valor no campo de Pesquisa ou marque as caixas na parte inferior para os itens que você deseja exibir e clique em “OK.”

1. Seu conjunto de dados será atualizado para exibir apenas os dados filtrados.

Usar Filtros de Número, Texto ou Data

Usando o filtro básico no Excel, você pode ir além do básico. Em vez de escolher os itens exatos que deseja ver, você pode adicionar uma condição. Isso funciona para dados que incluem números, texto e datas. Vamos ver um exemplo de cada.

Siga os mesmos passos acima para selecionar os dados e aplicar o filtro para exibir os botões.

Selecione o botão de filtro para a coluna que você deseja usar para classificar. Na janela pop-up, vá para Filtros de Número, Filtros de Texto ou Filtros de Data.

Filtros de Número

Se você tiver números em seus dados, escolha filtrar por valores que são iguais ou não iguais, maiores ou menores, acima ou abaixo da média, ou até mesmo os 10 melhores.

1. Escolha a condição que você deseja adicionar no menu pop-out.

1. Se sua seleção exigir entrada adicional, você verá a caixa “Autofiltro Personalizado” aparecer. Confirme a condição na primeira caixa suspensa, depois adicione o valor na caixa de texto ou use sua lista suspensa para selecionar um.

1. Opcionalmente, você pode adicionar outra condição usando o operador AND ou OR. Use as caixas para configurar essa condição.

1. Quando terminar, clique em “OK” para ver seus dados filtrados.

Filtros de Texto

Os filtros de texto funcionam de forma semelhante aos filtros de número no Excel. Você pode adicionar uma condição como “começa com”, “termina com”, “contém” ou “não contém”.

1. Escolha a condição que você deseja adicionar no menu pop-out.

1. Insira sua(s) condição(ões) na caixa “Autofiltro Personalizado”. Observe que você pode inserir um ponto de interrogação (?) para representar um único caractere ou um asterisco (*) para uma série de caracteres.

1. Clique em “OK” e você verá seu conjunto de dados atualizado.

Filtros de Data

Assim como números e texto, você pode adicionar condições a um filtro de data básico. Escolha uma condição como “antes”, “depois”, “entre”, “hoje” ou “ontem”, bem como “próxima” ou “última semana”, “mês”, “ano” ou “trimestre”.

1. Escolha a condição que você deseja adicionar no menu pop-out.

1. Se sua seleção exigir entrada, insira-a na caixa “Autofiltro Personalizado”. Opcionalmente, adicione outra condição se desejar e clique em “OK” para aplicar o filtro de data.

1. Seu conjunto de dados será atualizado.

Limpar ou Desativar Filtros

• Para remover o filtro mais tarde, clique no mesmo botão de filtro e escolha “Limpar Filtro de”.

• Para desativar o filtro e remover os botões, desmarque o botão “Filtro” na faixa de opções.

Como Usar um Filtro Avançado no Excel

Quando você precisa de um filtro mais preciso ou um que coloque os dados filtrados em outro lugar em vez de atualizar os dados existentes, use o filtro avançado no Excel.

1. Para usar o filtro avançado, certifique-se de que seus dados contenham cabeçalhos de coluna ou “rótulos”. Neste exemplo, você pode ver nossos rótulos Supervisor, Setor, Departamento e Vendas.

1. Insira pelo menos algumas linhas acima do seu conjunto de dados. É aqui que você inserirá os critérios para seu filtro. Insira os mesmos rótulos que estão em seu conjunto de dados.

Inserir os Critérios

Insira as condições para seu filtro avançado usando operadores de comparação para “igual” ou “diferente”, “maior que” ou “menor que”, “maior ou igual a” e “menor ou igual a”. Além disso, coloque o texto ou valores entre aspas para um formato que se pareça com isto: ="=condição".

Abaixo estão alguns exemplos:

• Igual a Norte: ="=Norte"
• Diferente de Norte: ="<>Norte"
• Maior que 500: =">500"
• Menor que 500: ="<500"
• Maior ou igual a 500: =">=500"
• Menor ou igual a 500: ="<=500"

Quando você insere a condição, o Excel a reconhece e a formata conforme necessário para o filtro.

• Para um exemplo básico, estamos filtrando nossos dados pelo nome do Supervisor Brown. Na primeira linha na coluna Supervisor, inserimos a condição como ="=Brown".

• Para atender a duas condições na mesma coluna, insira os critérios na coluna correspondente em linhas diferentes. Aqui, estamos filtrando por Brown e Martin. Inserimos ="=Brown" na primeira linha da coluna Supervisor e ="=Martin" na segunda linha da coluna Supervisor.

• Para atender a duas condições em colunas diferentes, insira os critérios nas colunas correspondentes e na mesma linha. Estamos filtrando por Brown e Sul. Inserimos ="=Brown" na coluna Supervisor e ="=Sul" na coluna Setor.

• Para atender a qualquer condição, insira os critérios nas colunas correspondentes, mas em linhas diferentes. Filtramos por Brown ou Alimentos inserindo ="=Brown" na primeira linha da coluna Supervisor e ="=Alimentos" na segunda linha da coluna Departamento.

• Para atender a todas as condições mais quaisquer condições, use uma combinação de diferentes colunas e linhas. Para filtrar por Brown e Norte ou Alimentos, inserimos ="=Brown" e ="=Norte" na primeira linha das colunas Supervisor e Setor, e depois inserimos ="=Alimentos" na segunda linha da coluna Departamento.

Aplicar o Filtro

Depois de inserir as condições que você deseja usar, é hora de colocar o filtro avançado para trabalhar.

1. Vá para a guia “Dados” e selecione o botão “Filtro Avançado” na faixa de opções.

1. Quando a caixa “Filtro Avançado” abrir, configure o filtro. Comece na parte superior escolhendo onde deseja colocar os dados filtrados. Se você selecionar “Copiar para outro local”, o campo “Copiar para” ficará disponível para você inserir esse local.

1. Insira o conjunto de dados no campo “Intervalo da Lista”. Você também pode selecionar as células arrastando seu cursor por elas, o que preenche esse campo.

1. Insira o “Intervalo de Critérios” nesse campo. Este é o intervalo acima do seu conjunto de dados onde você adicionou as novas linhas. Novamente, você pode arrastar seu cursor pelo intervalo para preencher o campo automaticamente.

1. Se você quiser localizar registros distintos, marque a caixa para “Registros únicos apenas”. Selecione “OK” para aplicar o filtro.

1. Você verá os dados filtrados no local ou na localização selecionada.

Dica: se você quiser encontrar duplicatas em vez de valores únicos, confira nosso guia sobre como encontrar e remover duplicatas no Excel.

Como Usar a Função FILTER no Excel

Mais uma maneira de filtrar no Excel é com a função do mesmo nome. Usando a função FILTER, você pode filtrar por um número, texto ou data usando sua referência de célula. Além disso, você pode inserir um valor se a fórmula não encontrar os itens.

A sintaxe da fórmula é FILTER(intervalo, incluir, não_encontrado), onde apenas os dois primeiros argumentos são obrigatórios.

Para começar, estamos usando um exemplo simples. Estamos filtrando o intervalo de A1 a D6 pelo intervalo de B1 a B6, onde o item é igual ao valor na célula B2 (Sul).

=FILTER(A1:D6,B1:B6=B3)

Você também pode usar esta fórmula com o item a ser filtrado entre aspas:

=FILTER(A1:D6,B1:B6="Sul")

Recebemos dois resultados para nosso filtro usando ambas as fórmulas.

Agora estamos filtrando os mesmos intervalos e incluindo o argumento opcional para se nenhum resultado for encontrado. Ele será exibido como “Nenhum.”

=FILTER(A1:D6,B1:B6="Para baixo","Nenhum")

Usar AND ou OR com a Função FILTER

Se você quiser filtrar por múltiplos critérios com a função, pode inserir um asterisco (*) para atender a ambas as condições (AND) ou um sinal de mais (+) para atender a qualquer condição (OR).

Estamos filtrando o mesmo conjunto de dados por Sul e Vestuário usando esta fórmula:

=FILTER(A1:D6,(B1:B6=B3)*(C1:C6=C3))

Recebemos um resultado, como esperado. Embora haja dois registros com Sul no intervalo de B1 a B6, apenas um deles também tem Vestuário nas células C1 a C6.

Para mostrar como o operador OR funciona para a função FILTER, estamos filtrando o mesmo conjunto de dados por Sul ou Alimentos com esta fórmula:

=FILTER(A1:D6,(B1:B6=B3)+(C1:C6=C6))

Desta vez recebemos três resultados: dois incluindo Sul e um incluindo Alimentos.

Perguntas Frequentes

Qual é a diferença entre filtrar e classificar?

Como você aprendeu aqui, filtrar mostra dados que correspondem às suas condições e oculta o restante. Classificar, por outro lado, reorganiza seus dados em ordem, como alfabética ou cronológica.

Existe um atalho para filtrar no Excel?

Para ativar o Autofiltro no Excel, use o atalho de teclado Ctrl + Shift + L no Windows ou Command + Shift + F no Mac.

Em seguida, escolha a coluna e pressione Alt + Seta para baixo no Windows ou Option + Seta para baixo no Mac para abrir o pop-up de filtro e fazer sua seleção.

Como posso filtrar células no Excel com fórmulas?

Selecione um intervalo de células ou sua planilha inteira. Vá para a guia “Página Inicial” e escolha “Localizar e Selecionar -> Ir para Especial.” Na caixa, marque “Fórmulas” e, opcionalmente, marque os itens abaixo dela, depois selecione “OK.” Você verá as células contendo fórmulas destacadas.

Crédito da imagem: Pixabay. Todas as capturas de tela por Sandy Writtenhouse.