Como Usar o Google Sheets: Dicas Chave para Começar

Desde o surgimento do Windows, o Microsoft Excel tem sido o programa preferido para cálculos, planilhas, faturas e todas as outras coisas na vida que você deseja organizar em grades infinitas de linhas e colunas.

Mas, desde que a Nuvem ganhou destaque, o Google Sheets se tornou o programa de escolha para muitas pessoas. Ele pode não ter tantos recursos quanto o Excel, mas há muito mais nele do que se parece à primeira vista.

Aqui estão algumas dicas e truques para usar o Google Sheets que devem garantir que você tenha um começo tranquilo.

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1. Importar Dados de Outra Planilha

Você pode configurar facilmente o Google Sheets para importar dados dinamicamente de uma de suas planilhas para outra. Isso é perfeito se você quiser mostrar a soma de certos resultados em uma planilha ou se quiser mover uma seção inteira de uma tabela. Observe que isso não é o mesmo que copiar dados, porque, à medida que você atualiza os dados na planilha original, também será atualizado na que você está importando.

A fórmula para isso é conhecida como ImportRange e se parece com isso:

=IMPORTRANGE("1CwAtNKfeZ1IywYofZBVVsUZ9FJGB7uX6C0x3RMzW0VE","NomeDaPlanilha!A1:D200")

O longo código criptografado é o nome da URL da sua planilha, que você encontrará na barra de URL após “spreadsheets/d/”. Onde diz “NomeDaPlanilha” acima, você deve substituí-lo pelo nome exato da planilha de onde você está importando os dados, e a parte após o sinal de exclamação representa o intervalo de linhas/colunas de onde você deseja puxar dados.

2. Congelar Linhas e Colunas

Quando você cria uma planilha, em quase todos os casos, deseja ter certas informações exibidas na sua tela o tempo todo. Por exemplo, se você estiver acompanhando seu trabalho como freelancer, desejará que informações como “Valor pago”, “Data da fatura” e “Website” estejam constantemente exibidas, mesmo quando você rolar para baixo.

Para fazer isso, você precisará “Congelar” a linha ou coluna que deseja manter sempre em exibição. Basta clicar em “Exibir -> Congelar” e, em seguida, selecionar o número de linhas ou colunas que você deseja congelar. Se você selecionar uma célula antes de clicar em “Exibir”, obterá a opção de congelar todas as linhas ou colunas até essa célula.

3. Criar Formulários Usando Google Sheets

Uma função pouco conhecida, mas brilhantemente robusta do Google Sheets, é a opção de criar formulários e questionários. Abra uma nova planilha do Google, clique em “Ferramentas -> Criar um formulário”, e você será levado ao elegante aplicativo de criação de formulários do Google.

É bastante simples de usar. Você dá ao formulário um título e descrição, insere uma pergunta onde diz “Pergunta Sem Título” e, em seguida, clica em “Múltipla escolha” se quiser alterar o formato para onde as pessoas podem responder (múltipla escolha, caixas de seleção, listas suspensas e assim por diante).

No canto superior direito dos Formulários, você também verá um trio de opções que permitem personalizar ainda mais a aparência do seu questionário.

4. Inserir Imagem em uma Célula

Antes de você ficar esperto e apontar que inserir imagens no Google Sheets é apenas uma questão de clicar em “Inserir -> Imagem”, bem, não exatamente. Se você usar este método, uma imagem aparece sobre a sua planilha em vez de colocada de maneira limpa em uma célula.

Para inserir uma imagem diretamente em uma célula, clique na célula e digite =image("URL da imagem que você deseja inserir"). Por padrão, a imagem manterá sua proporção enquanto se adapta ao tamanho da célula, mas há várias variações que você pode fazer na fórmula para obter a imagem/célula do tamanho que deseja.

• =image("URL da imagem",2) – reformata a imagem para se ajustar ao tamanho da célula existente
• =image("URL da imagem",3) – a imagem mantém seu tamanho original sem alterar o tamanho da célula

5. Somar Números Rápido

É uma função clássica de planilha e, no entanto, estranhamente fácil de esquecer. Felizmente, o Google Sheets torna as coisas relativamente fáceis para você. Se você deseja somar rapidamente os números em uma linha ou coluna, basta destacar tudo o que deseja calcular usando o clique do mouse à esquerda, e você verá instantaneamente a soma desses números no canto inferior direito do Google Sheets.

Você pode clicar na soma no canto inferior direito e obterá uma lista de opções para olhar a média, o menor número, o maior número, e assim por diante.

Se você deseja que uma célula mostre o total da soma de um grupo de números em uma linha ou coluna, clique na célula onde deseja que o total seja exibido e digite =sum(A1:A13), onde A1 e A13 são as células onde você deseja que os números sejam somados.

6. Formatação Condicional

Não há nada como um pouco de codificação por cores para simplificar todos os dados da planilha exibidos diante de você. Para definir regras automáticas para formatação e coloração de células, clique em “Formatar -> Formatação condicional”.

Em um painel à direita, você verá agora um monte de “Regras de formatação condicional.” Aqui você pode fazer sua planilha colorir automaticamente uma célula de vermelho, por exemplo, se ela estiver vazia (uma ótima maneira de saber instantaneamente se você precisa cobrar alguém por pagamentos atrasados), ou pintar células que contêm uma determinada palavra em uma cor de sua escolha.

Há muitas opções aqui, então solte a imaginação! Sua planilha é sua tela.

7. Adicionar uma Opção de Dropdown à sua Célula

Vamos supor que você deseja limitar o conteúdo de uma célula a apenas dois (ou mais) valores. A melhor maneira de implementar isso é adicionar uma opção de Dropdown. Para fazer isso, você terá que criar uma nova planilha para armazenar os valores das opções.

1. Crie uma nova planilha clicando no ícone “+” na barra de ferramentas inferior.

2. Na nova planilha, insira seus valores de opção na primeira coluna.

3. Volte para a primeira planilha (ou a planilha em que está trabalhando), selecione a célula onde deseja inserir o dropdown.

4. Clique com o botão direito e selecione “Validação de Dados” (na última opção do menu de contexto).

5. No campo “Critérios”, selecione “Lista de um intervalo” e selecione a planilha, colunas e células no campo “Dados”. Marque a opção “Mostrar lista suspensa na célula.”

6. Clique em OK. Agora você deve ver o campo Dropdown onde pode limitar o conteúdo da célula a um intervalo específico de valores.

A situação ideal em que se encontrar com uma planilha é ter um monte de regras que automatizem coisas como codificação por cores e cálculos, para que você possa trabalhar o mais rápido e eficientemente possível. Espero que essas cinco dicas o ajudem a alcançar isso, tornando as informações contidas nela muito mais claras e dando um toque mais dinâmico ao processo às vezes estéril de gerenciar uma planilha.