Como Usar Categorias do Microsoft Outlook para Organizar E-mails

Enquanto as pastas no Microsoft Outlook oferecem um método conveniente para armazenar e-mails, você pode querer uma forma de identificar facilmente certas mensagens. Usando categorias no Outlook, você pode atribuir uma ou mais etiquetas codificadas por cores aos seus e-mails. Vamos dar uma olhada em como usar categorias no Outlook no Windows, Mac e na Web.

Índice

• Como Atribuir uma Categoria no Outlook
• Atribuir uma Categoria com um Clique Rápido no Windows
• Como Remover uma Categoria
• Limpar uma Categoria
• Limpar Todas as Categorias
• Como Organizar Sua Caixa de Entrada por Categoria
• Como Gerenciar Categorias no Outlook
• Renomear uma Categoria
• Excluir uma Categoria
• Atribuir um Atalho de Teclado a uma Categoria no Windows
• Adicionar uma Categoria aos Seus Favoritos na Web
• Como Criar uma Categoria no Outlook
• Criar uma Categoria no Windows
• Criar uma Categoria no Mac
• Criar uma Categoria na Web
• Perguntas Frequentes

Como Atribuir uma Categoria no Outlook

Existem algumas maneiras diferentes de atribuir uma categoria a um e-mail no Outlook. As opções variam dependendo da plataforma que você está utilizando.

No Windows, faça uma das seguintes opções:

• Clique com o botão direito do mouse no e-mail, vá para “Categorizar” e escolha uma categoria no menu que aparece.
• Selecione o e-mail, vá para a guia “Início” e abra o menu suspenso “Etiquetas”. Clique no menu “Categorizar” e escolha uma categoria.
• Com o e-mail aberto, vá para a guia “Mensagem” e abra o menu suspenso “Etiquetas”. Clique em “Categorizar” e escolha uma categoria.

Você verá o nome da categoria e a cor no topo do e-mail, assim como na coluna “Categorias” da sua caixa de entrada.

No Mac, faça uma das seguintes opções:

• Clique com o botão direito do mouse no e-mail, vá para “Categorizar” e escolha uma categoria no menu que aparece.
• Selecione o e-mail, vá para a guia “Início” e abra o menu suspenso “Etiquetas”. Clique no menu “Categorizar” e escolha uma categoria.
• Com o e-mail aberto, vá para a guia “Mensagem”, abra o menu suspenso “Categorizar” e escolha uma categoria.
• Selecione “Mensagem -> Categorizar” na barra de menu e escolha uma categoria.

Você verá o nome da categoria e a cor na parte superior da mensagem e na coluna “Categorias”.

Na Web, faça uma das seguintes opções:

• Clique com o botão direito do mouse no e-mail, vá para “Categorizar” e escolha uma categoria no menu que aparece.
• Selecione o e-mail, abra o menu suspenso “Categorizar” e escolha uma categoria.

Você verá o nome da categoria e a cor no topo do e-mail e ao lado da linha do assunto em sua caixa de entrada.

Siga o mesmo processo para sua plataforma para atribuir categorias adicionais a um e-mail.

Atribuir uma Categoria com um Clique Rápido no Windows

Outra forma fácil de atribuir uma categoria a um e-mail no Outlook no Windows é criando uma ação de Clique Rápido. Isso define uma categoria padrão, permitindo atribuí-la ao clicar no indicador na coluna “Categorias”. Até o momento desta escrita, o recurso Clique Rápido está disponível apenas no Windows.

1. Abra o menu “Categorizar” e escolha “Definir Clique Rápido”.

1. Quando a pequena janela aparecer, use a lista suspensa para selecionar a categoria padrão e clique em “OK” para salvá-la.

1. Para atribuir a categoria padrão com Clique Rápido, clique no indicador na coluna “Categorias” ao lado do e-mail em sua caixa de entrada.

Como Remover uma Categoria

Se você usa suas categorias como bandeiras temporárias ou simplesmente deseja remover uma categoria de um e-mail, você também pode fazer isso.

Limpar uma Categoria

Abra o menu “Categorizar” conforme descrito acima e desmarque a categoria que você deseja remover.

Limpar Todas as Categorias

Abra o menu “Categorizar” e escolha “Limpar Todas as Categorias” no Windows, “Limpar Todas” no Mac ou “Limpar Categorias” na Web.

Como Organizar Sua Caixa de Entrada por Categoria

Embora você possa visualizar as categorias para mensagens, pode organizar ou classificar sua caixa de entrada por categorias. Isso lhe dá uma maneira simples de ver todos os e-mails em uma categoria listados alfabeticamente pelo nome da categoria.

No Windows, clique no cabeçalho da coluna “Categorias” ou escolha “Categorias” na caixa de filtro/organizar/ordenar.

No Mac, clique no cabeçalho da coluna “Categorias” ou selecione “Exibir -> Organizar Por -> Categorias” na barra de menu.

Organizar por categoria não é um recurso na Web, até o momento desta escrita.

Dica: confira nosso tutorial sobre como classificar sua caixa de entrada do Gmail também!

Como Gerenciar Categorias no Outlook

Você pode gerenciar sua lista de categorias no Outlook renomeando ou excluindo uma categoria. Além disso, você pode atribuir uma tecla de atalho no Windows ou adicionar uma categoria aos seus Favoritos na Web.

Abra o menu “Categorizar” conforme descrito anteriormente e selecione “Todas as Categorias” no Windows, “Editar Categorias” no Mac ou “Gerenciar Categorias” na Web.

Renomear uma Categoria

O Microsoft Outlook fornece categorias padrão nomeadas por cores. Por exemplo, você tem a categoria Azul, a categoria Vermelha, a categoria Verde, e assim por diante. Felizmente, você pode renomear uma categoria para qualquer nome que desejar e não está limitado aos nomes das cores.

No Windows, selecione a categoria, clique em “Renomear”, insira o novo nome e pressione Enter.

No Mac, clique duas vezes no nome, insira o novo e pressione Return.

Na Web, selecione o ícone de Editar ( lápis), insira o novo nome e clique em “Salvar”.

Excluir uma Categoria

Se você deseja remover uma categoria, seja uma categoria padrão ou uma que você criou, você pode fazer isso em apenas alguns passos.

No Windows, selecione a categoria, clique em “Excluir” e confirme clicando em “Sim” na janela pop-up.

No Mac, selecione a categoria, clique no botão de sinal de menos e confirme clicando em “Excluir” na janela pop-up.

Na Web, clique no ícone de Excluir (lixeira) e clique em “Excluir” para confirmar a remoção.

Atribuir um Atalho de Teclado a uma Categoria no Windows

Para categorizar seus e-mails mais rapidamente, você pode atribuir um atalho de teclado no Outlook no Windows.

Selecione a categoria e abra a caixa suspensa “Tecla de Atalho” à direita. Escolha a combinação de teclas que você deseja usar e clique em “OK” para salvá-la.

Quando você quiser atribuir uma categoria, selecione o e-mail em sua caixa de entrada e pressione o atalho de teclado.

Adicionar uma Categoria aos Seus Favoritos na Web

Para um acesso rápido a uma categoria, você pode adicioná-la aos seus Favoritos no Outlook na Web. Ela será exibida na seção “Favoritos” na barra lateral esquerda.

1. Clique na estrela do lado direito de uma categoria existente ou à direita do nome de uma nova categoria.

1. Expanda “Favoritos” à esquerda para ver todos os e-mails naquela categoria.

Como Criar uma Categoria no Outlook

Se você deseja ir além das categorias padrão no Outlook, pode criar suas próprias, permitindo que você dê um nome personalizado e escolha uma cor.

Criar uma Categoria no Windows

1. Abra o menu “Categorizar” conforme descrito anteriormente, seja clicando com o botão direito ou abrindo o menu “Etiquetas”, então selecione “Todas as Categorias”.

2. Clique em “Novo” no lado direito.

1. Adicione o rótulo no campo “Nome” e escolha uma cor no menu suspenso “Cor”. Opcionalmente, você pode adicionar uma “Tecla de Atalho” usando aquela caixa suspensa.

1. Clique em “OK” para salvar sua nova categoria.

Criar uma Categoria no Mac

1. Abra o menu “Categorizar” conforme descrito acima, seja clicando com o botão direito ou abrindo o menu “Etiquetas”, então selecione “Editar Categorias”. Alternativamente, vá para “Outlook -> Configurações” na barra de menu e selecione “Categorias”.

1. Clique no “sinal de mais” na parte inferior da lista.

1. Insira um nome de categoria na caixa correspondente e selecione o indicador de cor para escolher uma cor.

1. Clique em “Adicionar” para salvar a categoria.

Criar uma Categoria na Web

1. Abra o menu “Categorizar” conforme descrito anteriormente, seja clicando com o botão direito ou abrindo a lista suspensa “Categorizar”, então selecione “Nova Categoria”.

1. Insira um rótulo para a categoria na caixa “Nome”, escolha uma cor e clique em “Salvar”.

Perguntas Frequentes

Por que minhas categorias do Outlook não estão aparecendo?

Existem algumas razões possíveis pelas quais você pode não ver categorias no Outlook. Primeiro, o recurso de categoria não está disponível para contas de e-mail IMAP.

Além disso, você pode não ter a coluna “Categorias” exibida em sua caixa de entrada. Para fazer isso no Windows, vá para a guia “Exibir”, selecione “Configurações de Exibição” e escolha “Colunas”. Em “Colunas Disponíveis”, escolha “Categorias” e clique em “Adicionar”.

No Mac, clique com o botão direito em um cabeçalho de coluna e clique em “Categorias” para marcar a caixa ao lado.

Posso pesquisar por categoria no Outlook?

Você pode usar as opções de pesquisa avançada no Windows e no Mac para pesquisar por categoria. No Windows, selecione o ícone de Filtro à direita do campo “Pesquisar” e use a caixa suspensa “Categorias” para escolher uma categoria. No Mac, clique dentro do campo “Pesquisar” para abrir a guia “Pesquisar” e escolher “Categorias”. Em seguida, selecione uma categoria na parte superior.

Na Web, digite o nome da categoria no campo “Pesquisar” e selecione-a nos resultados.

Posso criar subcategorias no Outlook?

Atualmente, você não pode criar subcategorias no Outlook. No entanto, pode imitar isso usando uma convenção de nomenclatura e cores correspondentes. Por exemplo, você pode ter uma categoria chamada “Clientes”, depois categorias adicionais chamadas “Clientes – Anderson”, “Clientes – Brown” e “Clientes – Carlson” com a(s) cor(es) de sua escolha.

Crédito da Imagem: Pixabay. Todas as capturas de tela por Sandy Writtenhouse.