Como Usar Regras do Microsoft Outlook para Gerenciar Sua Caixa de Entrada

Gerenciar sua caixa de entrada requer trabalho, especialmente quando você recebe muitos emails todos os dias. Usando regras no Microsoft Outlook, você pode cuidar de sua caixa de entrada automaticamente. Isso economiza tempo ao evitar ações manuais sobre as mensagens e ajuda você a lidar com seu email.

Índice

• Como Funcionam as Regras no Outlook?
• Como Criar uma Regra no Outlook
• Criar uma Regra do Zero
• Criar uma Regra Baseada em um Email
• Exemplos de Regras do Outlook
• Mover Mensagens para uma Pasta
• Marcar Email para Acompanhamento
• Atribuir uma Categoria a um Email
• Marcar Mensagens com Prioridade
• Perguntas Frequentes

Como Funcionam as Regras no Outlook?

As regras no Outlook permitem que você configure ações para emails que atendem a critérios específicos. Quando as mensagens chegam à sua caixa de entrada, as regras assumem o controle para realizar essas ações automaticamente.

Por exemplo, você pode mover emails da sua loja favorita para uma pasta de compras, marcar mensagens que vêm do seu supervisor como importantes ou encaminhar emails automaticamente para seu parceiro.

Você pode fazer coisas assim automaticamente uma vez que configure as regras, então é só relaxar e deixar que as regras do Microsoft Outlook façam o trabalho de gerenciar sua caixa de entrada sem levantar um dedo.

Como Criar uma Regra no Outlook

Configurar uma regra no Outlook é um processo passo a passo que o aplicativo o guia. Comece selecionando os critérios do email, passe para a escolha das ações, adicione exceções à regra, se desejar, e então ative a regra.

Criar uma Regra do Zero

1. Para criar uma regra no Outlook do zero, selecione “Arquivo -> Informações”, em seguida “Gerenciar Regras e Alertas.”

1. Escolha uma conta de email na parte superior se você tiver mais de uma e clique em “Nova Regra.”

1. A caixa do Assistente de Regras fornece os tipos básicos de gatilhos para começar, semelhante a templates no Outlook. Abaixo de “Começar a partir de uma regra em branco,” você pode escolher se a regra se aplicará aos emails que você recebe ou envia.

1. Se você escolher critérios em uma das duas seções superiores, use os links que aparecem na parte inferior para adicionar o item. Por exemplo, se você escolher “Reproduzir um som quando eu receber mensagens de alguém,” clique no link “pessoas ou grupo público” para selecionar a pessoa e no link “som” para selecionar o som. Em seguida, clique em “Próximo.”

1. Confirme a condição e adicione mais, se desejar. Lembre-se de que todas as condições devem ser atendidas para que a regra se aplique. Clique em “Próximo” quando terminar de escolher as condições.

1. Confirme a ação e adicione mais, se desejar. Lembre-se de que todas as ações que você selecionar serão realizadas. Clique em “Próximo” depois de terminar de adicionar ações.

1. As exceções permitem que você ignore a regra para certos emails. Marque as caixas para quaisquer exceções que você queira adicionar, use os links na parte inferior para escolher os itens e clique em “Próximo.”

1. Dê um nome à sua regra na parte superior e selecione as “Opções de configuração da regra.” Marque a caixa para “Ativar esta regra.” Opcionalmente, marque as outras duas para executar a regra imediatamente nos emails atuais e usar a regra em todas as suas contas de email.

1. Confirme as condições, ações e exceções na caixa Etapa 3 na parte inferior e clique em “Concluir.”

1. Sua regra agora aparece com uma marca de seleção ao lado na caixa de Regras e Alertas. Se você quiser desativar a regra mais tarde, pode voltar aqui e desmarcar a caixa. Selecione “OK” ou “Aplicar” para salvar e sair ou “Cancelar” se mudar de ideia.

Você sabia: você pode transformar emails em tarefas no Microsoft Outlook.

Criar uma Regra Baseada em um Email

1. Para criar uma regra baseada em um email existente, selecione a mensagem na sua caixa de entrada ou abra-a em sua própria janela. Vá para a guia “Início”, abra o menu suspenso “Regras” e selecione “Criar Regra.”

1. Na janela “Criar Regra”, você verá as condições disponíveis no topo. Como você está criando uma regra baseada no email, pode usar critérios como de aquela pessoa, o que o assunto contém, ou enviado somente para você.

1. Escolha a ação que você deseja realizar com base na condição. Você pode exibi-la na Janela de Alerta de Novo Item, reproduzir um som ou movê-la para uma pasta.

1. Se você desejar adicionar mais condições ou ações, escolha “Opções Avançadas.” Você verá as mesmas caixas que o Assistente de Regras. Faça sua(s) seleção(ões) para criar sua regra.

1. Se você está satisfeito com a regra como está, clique em “OK” para salvar e aplicar.

Dica: na próxima vez que você estiver tirando alguns dias de folga, configure uma mensagem de ausência temporária no Outlook.

Exemplos de Regras do Outlook

Agora que você sabe como criar uma regra no Outlook, vamos passar por alguns exemplos úteis. Estamos criando essas regras do zero usando as instruções acima.

Mover Mensagens para uma Pasta

Se você costuma mover suas mensagens para pastas para manter sua caixa de entrada organizada, pode configurar uma regra para movê-las automaticamente e economizar algum tempo.

1. Na primeira caixa do Assistente de Regras, selecione “Mover mensagens de alguém para uma pasta.” Alternativamente, escolha uma das outras duas condições “Mover mensagens”. Selecione “pessoas ou grupo público” na parte inferior para escolher o contato e “especificado” para escolher a pasta. Clique em “Próximo.”

No nosso exemplo, estamos selecionando “[email protected]” e “Marketing Recursos,” respectivamente.

1. Prossiga pelo Assistente de Regras conforme mostrado acima, opcionalmente escolhendo mais condições e ações, adicionando exceções e, finalmente, nomeando e ativando a regra.

Marcar Email para Acompanhamento

Marcar emails é outra boa maneira de organizar mensagens, pois permite que você atribua e veja a marcação assim que o email chega.

1. Na primeira caixa do Assistente de Regras, selecione “Marcar mensagens de alguém para acompanhamento.” Selecione “pessoas ou grupo público” para escolher o contato e “acompanhar neste horário” para escolher o tipo e o tempo do acompanhamento.

Neste exemplo, estamos selecionando “[email protected],” “Ligar” e “Amanhã.”

1. Siga as instruções restantes para prosseguir pelo Assistente de Regras e salve e ative sua regra.

Nota: uma vez que uma mensagem marcada apareça, você pode agendar sua resposta no Outlook.

Atribuir uma Categoria a um Email

Para identificar rapidamente emails que se enquadram em certas categorias, por que não criar uma regra para fazê-lo antecipadamente? Isso colocará as mensagens em suas respectivas categorias para que você possa ver rapidamente.

1. Na primeira caixa do Assistente de Regras, selecione “Aplicar regra em mensagens que eu recebo.” Clique em “Próximo” para configurar as condições.

1. Marque as caixas para as condições e detalhes que você deseja usar. No nosso exemplo, estamos usando “com palavras específicas no assunto” e escolhendo “palavras específicas” para adicionar a palavra “projeto.” Clique em “Próximo.”

1. Marque a caixa para “atribuir a categoria,” depois clique em “categoria” para selecionar a que você deseja usar. Estamos escolhendo nossa categoria “Clientes”. Clique em “Próximo.”

1. Opcionalmente, adicione exceções e clique em “Próximo.”
2. Nomeie a regra, ative-a, confirme a configuração e clique em “Concluir.”

Marcar Mensagens Com Prioridade

Se você atribui prioridade a emails selecionados, como aqueles do seu chefe ou de um cliente especial, pode marcá-los como importantes desde o início. Ou talvez você queira marcar emails onde você está incluído como CC como baixa prioridade.

1. Assim como a regra acima, selecione “Aplicar regra em mensagens que eu recebo” no Assistente de Regras e clique em “Próximo” para selecionar as condições.

2. Marque as caixas para as condições que deseja usar e clique para adicionar as especificidades. Aqui, estamos usando “onde meu nome está na caixa CC.” Clique em “Próximo.”

1. Marque a caixa para “marcar como importância” e clique em “importância” para escolher o nível que deseja usar. Estamos escolhendo “baixa importância.” Clique em “Próximo.”

1. Opcionalmente, adicione exceções e clique em “Próximo.”
2. Nomeie a regra, ative-a, confirme a configuração e clique em “Concluir.”

Dica: torne-se um profissional de email com os atalhos de teclado do Outlook.

Perguntas Frequentes

Onde posso encontrar minhas regras do Outlook?

Você pode acessar suas regras se quiser desativar, editar ou excluir uma ou mais na janela do Gerenciador de Regras.

Vá para “Arquivo -> Informações” ou abra o menu “Regras” na guia “Início” e selecione “Gerenciar Regras e Alertas.”

Por que minha regra do Outlook não funciona?

Pode haver várias razões pelas quais uma regra que você configurou no Outlook não está funcionando conforme o esperado. Abaixo estão algumas coisas para verificar:

• Verifique a caixa “Gerenciar Regras e Alertas” para ter certeza de que a regra está ativada.
• Certifique-se de que a regra chama uma pasta ou contato válido e não um que você tenha excluído.
• Confirme se outra regra não está sendo aplicada primeiro.

Para causas e soluções adicionais, consulte a página de Suporte da Microsoft.

Posso configurar uma regra de formatação condicional no Outlook?

A formatação condicional está disponível no Outlook em um local separado das regras de caixa de entrada de email discutidas aqui.

Vá para a guia “Exibir” e selecione “Configurações de Exibição” na faixa de opções. Na caixa que aparece, escolha “Formatação Condicional,” e depois configure a regra na caixa de Formatação Condicional subsequente.

Crédito da imagem: Pixabay. Todas as capturas de tela de Sandy Writtenhouse.