Como Usar a Matriz Eisenhower para Gerenciar Suas Tarefas
Você tem dificuldade em priorizar suas tarefas ou em concluir as coisas a tempo? Se você está disposto a experimentar uma nova técnica de gerenciamento de tarefas, experimente a Matriz Eisenhower. Com ela, você pode priorizar tarefas com base na urgência e na importância, ajudando você a determinar quais tarefas enfrentar primeiro.
Índice
- O que é a Matriz Eisenhower?
- Como usar a Matriz Eisenhower
- Ferramentas e Modelos da Matriz Eisenhower
- Perguntas Frequentes
O que é a Matriz Eisenhower?
Como você pode ter adivinhado, o nome Matriz Eisenhower é derivado do 34º Presidente dos Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower.
Como líder político e militar, ele tinha muitas tarefas importantes a cumprir a cada dia. Isso o levou a inventar o Princípio Eisenhower para gerenciar sua carga de trabalho. Essa técnica o ajudou, e agora a nós, a priorizar tarefas com base na urgência e na importância.
Eu tenho dois tipos de problemas: os urgentes e os importantes. Os urgentes não são importantes, e os importantes nunca são urgentes. — Dwight D. Eisenhower
Às vezes chamada de Matriz Urgência-Importância ou Matriz de Prioridade, a Matriz Eisenhower organiza tarefas em uma estrutura de grade fácil de gerenciar.
Há duas colunas e duas linhas na grade. Onde cada coluna e linha se encontram, você tem um quadrante, totalizando quatro. As tarefas são colocadas nos quadrantes correspondentes aos seus níveis de urgência e importância.
Embora você possa ver variações na redação, o conceito permanece o mesmo.
- Urgente e Importante (Quadrante 1): tarefas que devem ser feitas primeiro e até o final do dia.
- Não Urgente e Importante (Quadrante 2): tarefas que são importantes, mas não urgentes, então podem ser feitas depois.
- Não Importante e Urgente (Quadrante 3): tarefas que são urgentes, mas não importantes e devem ser delegadas a outros.
- Não Importante e Não Urgente (Quadrante 4): tarefas que não são nem urgentes nem importantes e não devem ser feitas.
Como usar a Matriz Eisenhower
Ao usar este método de gerenciamento de tarefas, você deixará de tentar decidir qual tarefa enfrentar primeiro, já que a matriz cuida disso por você. Coloque suas tarefas em seus quadrantes e simplesmente comece a trabalhar nelas.
Quando chegar a hora de decidir a qual quadrante adicionar suas tarefas, esses detalhes devem ajudá-lo a classificar os itens da sua lista.
- Quadrante 1 (Fazer, Fazer Agora, Fazer Hoje): tarefas que devem ser feitas primeiro, agora ou hoje. Pense em um item com um prazo para hoje, uma tarefa que terá um efeito prejudicial se não for concluída imediatamente, ou tarefas do Quadrante 2 que se tornaram urgentes.
- Quadrante 2 (Fazer Depois, Agendar, Planejar): tarefas que são essenciais, mas não urgentes e podem ser agendadas. Isso inclui tarefas que precisam de planejamento, têm uma dependência ou não (ainda) se enquadram no Quadrante 1. Muitas de suas tarefas provavelmente cairão neste quadrante.
- Quadrante 3 (Delegar, Atribuir): tarefas que são menos importantes, mas mais urgentes que você deve delegar a alguém. Aqueles afazeres que não requerem suas habilidades específicas e podem ser atribuídos a outra pessoa. Isso é frequentemente referido como o Quadrante de Delegação.
- Quadrante 4 (Não Fazer, Deletar): tarefas que você não fará de jeito nenhum e pode deletar. Isso pode incluir tarefas que você moveu de outros quadrantes que não são mais importantes ou urgentes ou aquelas que você determina serem desnecessárias.
Ferramentas e Modelos da Matriz Eisenhower
Embora você possa usar facilmente seu aplicativo de gerenciamento de tarefas atual e suas ferramentas integradas, você pode querer algo específico para este método. Você pode querer conferir essas ferramentas e modelos da Matriz Eisenhower.
Use uma Matriz Eisenhower Online
Uma ótima ferramenta baseada na web que você pode usar é fornecida pelo Eisenhower.me. Ela oferece quadrantes para Fazer primeiro, Agendar, Delegar e Não fazer, com alguns recursos extras úteis. A ferramenta é gratuita, e você pode fazer login com Google, Facebook ou um e-mail e senha.
- Assim que você criar sua conta gratuita, verá sua Matriz Eisenhower pronta para suas tarefas. Insira sua tarefa na seção “Criar nova tarefa” do quadrante.
- A matriz exibe o número total de tarefas por quadrante na parte superior de cada um, o número de tarefas concluídas na parte inferior de cada um e estatísticas para todas as tarefas concluídas na parte superior.
- Selecione os três pontos à direita de uma tarefa para ações adicionais. Ações rápidas incluem “Marcar como Concluído” e “Deletar.” Observe que você também pode marcar uma tarefa como concluída usando a marca de seleção à direita.
- Se você escolher “Delegar,” verá uma nova janela de mensagem abrir usando seu serviço de e-mail padrão que contém detalhes da tarefa, pronta para você finalizar e enviar.
- Se você selecionar “Modo Foco,” será solicitado a inserir um tempo para se concentrar naquela tarefa específica. Quando o tempo acabar, você pode marcar a tarefa como concluída, redefinir o temporizador ou usar o “X” no canto superior esquerdo para sair e voltar à matriz.
- Para mais, selecione o ícone de engrenagem no canto superior direito. Você pode então mudar o fundo, definir um tempo padrão de Modo Foco, receber notificações e mudar o idioma.
Use um Gerenciador de Tarefas e Projetos Online
Ferramentas de gerenciamento de projetos online estruturadas em um layout Kanban também são ótimas para a Matriz Eisenhower. Elas oferecem a visualização que você precisa para seus quadrantes e tarefas. Você pode usar aplicativos como Trello, Asana, Monday ou MeisterTask. Para um exemplo de como configurar sua matriz com uma dessas ferramentas, estamos usando o Trello.
- Crie um quadro para sua Matriz Eisenhower e adicione uma lista para cada quadrante começando com urgente, importante à esquerda e terminando com não urgente, não importante à direita. Opcionalmente, você pode incluir uma lista à direita para tarefas concluídas.
- Insira um cartão para cada tarefa dentro da lista correspondente (quadrante). Selecione “Adicionar um Cartão” e insira o nome da tarefa.
- Você pode organizar as tarefas dentro do quadrante na ordem que desejar. Arraste um cartão para cima ou para baixo para colocá-lo na posição que você quer. Alternativamente, selecione os três pontos no canto superior direito da lista e escolha “Ordenar por” para organizar os cartões por data de criação ou alfabeticamente.
- Opcionalmente, abra um cartão para adicionar mais detalhes à tarefa. Você pode incluir uma descrição, adicionar etiquetas, inserir comentários ou criar uma lista de verificação.
- Se você precisar mover uma tarefa de um quadrante para outro, basta arrastar o cartão de sua lista atual para a nova.
- À medida que você conclui as tarefas em suas listas, pode abrir os cartões e selecionar Arquivar para movê-los para Itens Arquivados. Se você incluir uma lista de Concluídos, como mencionado acima, basta arrastar um cartão para ela quando concluir a tarefa.
Dica: Existem várias outras maneiras de usar o Trello para gerenciar projetos.
Use um Modelo para Microsoft Word ou Google Docs
Outra boa ferramenta para a Matriz Eisenhower é um modelo com os quadrantes configurados e prontos para uso. Se você usa Microsoft Word ou Google Docs, pode usar este modelo gratuito do Smartsheet.
- Quando você abrir este modelo em qualquer um dos aplicativos, verá os quadrantes codificados por cores “Fazer,” “Decidir,” “Delegar,” e “Deletar,” com um breve prompt de propósito ao lado de cada um.
- Basta inserir as tarefas nos quadrantes na ordem que você deseja que sejam listadas. Para deixar as listas organizadas e limpas, você também pode inserir marcadores ou criar listas numeradas, se desejar.
- Quando você concluir uma tarefa, pode usar o formato de texto riscado para marcá-la ou simplesmente removê-la do quadrante.
Nota: você também pode fazer uma lista de verificação no Microsoft Word.
Use um Modelo para Excel ou Google Sheets
Se você prefere um modelo para Microsoft Excel ou Google Sheets, a Vertex42 oferece este modelo gratuito da Matriz Eisenhower.
- Comece adicionando seu nome ou logotipo no canto superior direito, depois insira o tópico, título ou objetivo na caixa abaixo.
- Adicione as tarefas a cada quadrante nas linhas fornecidas.
- Se você precisar mover uma tarefa de um quadrante para outro, selecione a célula e arraste-a para o quadrante desejado.
- Um recurso útil deste modelo é que ele também inclui caixas de seleção para marcar facilmente suas tarefas concluídas.
Experimente isso: modelos gratuitos do Excel para gerenciar seu orçamento.
Perguntas Frequentes
Devo limitar o número de tarefas na matriz?
Nunca é bom sobrecarregar sua lista de tarefas, então tente não adicionar muitas tarefas aos quadrantes da Matriz Eisenhower para evitar ficar sobrecarregado.
Como regra geral, mantenha não mais do que seis a oito tarefas não concluídas em cada quadrante ao mesmo tempo. Se você decidir usar a ferramenta online da Matriz Eisenhower descrita aqui, pode optar por receber uma notificação quando adicionar mais de oito tarefas a um quadrante.
O que é o layout Kanban mencionado acima?
O layout visual é usado no método Kanban de gerenciamento ágil de projetos, que utiliza quadros, listas (ou categorias) e cartões. Usando este sistema, você move cartões de uma lista para a próxima à medida que avança em um projeto até que esteja completo.
Essa técnica permite que você e sua equipe visualizem as etapas de um projeto e observem à medida que as tarefas se movem por cada fase.
Qual é uma boa maneira de se concentrar em concluir tarefas?
Pode ser difícil se concentrar em concluir tarefas quando você tem várias distrações. Considere usar uma ferramenta útil disponível para seu dispositivo.
Por exemplo, você pode conferir um aplicativo que pode ajudá-lo a se manter focado ao usar seu dispositivo móvel. Você também pode olhar para o recurso Assistente de Foco no Windows ou experimentar o Modo Foco da Apple no Mac.
Crédito da imagem: Pixabay. Todas as capturas de tela por Sandy Writtenhouse.
