Taskworld: Ferramenta de Gestão de Projetos Fácil de Usar para Equipes de Todos os Tamanhos

Você já fez um projeto em grupo onde tudo estava desorganizado e ninguém estava na mesma página? É um pouco difícil manter a sanidade, não é? Ao trabalhar com grupos (grandes ou pequenos) e organizações, uma das melhores coisas que você pode fazer para facilitar as coisas e manter tudo organizado é encontrar uma solução eficaz de gestão de projetos como o Taskworld.

Existem muitas ferramentas de gestão de projetos no mercado, mas nem todos têm as mesmas necessidades ou preferências. Então, se você gosta de fazer um teste e erro antes de escolher a solução perfeita, o Taskworld deve estar no topo da sua lista de ferramentas para experimentar. Aqui está uma visão do que este gerenciador de projetos avançado tem a oferecer.

Este é um artigo patrocinado e foi possível graças ao Taskworld. O conteúdo e as opiniões são exclusivamente do autor, que mantém a independência editorial, mesmo quando um post é patrocinado.

Configurando uma Conta

Logo à primeira vista, fiquei feliz em ver que eu poderia usar minha conta do Google (via login do Google) para me inscrever. Você pode usar seu e-mail se preferir, mas pessoalmente, não preciso de mais um login.

Você também pode escolher seu idioma preferido após se inscrever, o que é ótimo se você fala tailandês, francês, holandês, espanhol, português, chinês, coreano ou japonês. É bom ver que eles têm suporte para uma variedade tão grande de idiomas.

Começando com o Taskworld

O Taskworld percebe que nem todo mundo gosta de descobrir as coisas por conta própria, então eles adicionaram um tutorial muito útil para te ajudar a começar. Claro, você pode pular se quiser, mas leva apenas alguns minutos e vale a pena acompanhar.

Há um Projeto de Amostra para você brincar antes de criar um próprio. Dentro, você encontrará “Listas de Tarefas” e Tarefas de amostra. Tudo isso pode ser excluído, mas é muito benéfico para iniciantes.

O tutorial realmente te dá uma boa noção de como tudo funciona e quão organizado você pode deixar sua equipe. Ao concluir, eu estava bastante ansioso para começar.

Criando Novos Projetos

Depois de aprender o básico, você pode começar criando novos Projetos e adicionando Listas de Tarefas e Tarefas a eles. Fazer isso é muito fácil, já que há um botão “Novo Projeto” no canto superior direito do site.

Eu adoro que você tenha controle total sobre a privacidade dos seus Projetos. Você pode optar por torná-los Públicos (disponíveis para todo o seu espaço de trabalho) ou Privados (disponíveis apenas para os membros que você especificar).

Uma das minhas funcionalidades favoritas são os modelos de Projeto. Você pode escolher um para cada Projeto que criar. Juntamente com a possibilidade de fazer as coisas do seu jeito usando o modelo “Em Branco”, você também pode escolher:

• Modelo de Dias da Semana – Oferece uma Lista de Tarefas para cada dia da semana
• Modelo de Equipe Única – Oferece a cada membro da equipe sua própria Lista de Tarefas
• Modelo de Departamentos – Oferece a cada departamento sua própria Lista de Tarefas (ou seja, Vendas, Design, Finanças)
• Modelo Kanban – Oferece uma Lista de Tarefas a Fazer, Fazendo e Feito (meu favorito pessoal)

Criando e Gerenciando Tarefas

Adicionar Tarefas à sua Lista de Tarefas e gerenciá-las é tão fácil quanto criar Projetos. O “+” está na localização perfeita (ao lado do título de cada Lista de Tarefas) para que você possa rapidamente adicionar novas Tarefas conforme necessário.

O que também é ótimo é que os títulos dessas Listas de Tarefas não são definitivos. Você pode renomeá-los para algo que se encaixe melhor ou que seja mais motivador.

Quando se trata de Tags, já existem algumas pré-fabricadas que você pode escolher. Você também pode adicionar as suas próprias.

O que também é realmente conveniente é que você pode pesquisar suas tags usando a barra de pesquisa. Não há necessidade de rolar por uma lista para encontrar a(s) que você precisa.

Fiquei agradavelmente surpreso com as opções adicionais que apareceram ao clicar em uma Tarefa atual. Poder mudar a cor do rótulo é realmente importante para mim, já que gosto de usar cores para representar urgência e importância. O recurso de checklist também será muito útil, especialmente para listas de compras e suprimentos necessários para um projeto.

Algo que o Taskworld também faz muito bem é incorporar conversas dentro das tarefas. Eles realmente criaram seu próprio sistema de chat em vez de integrar outra ferramenta. Clicar em “Comentários” permite que você deixe um comentário e até adicione alguma formatação básica. Da mesma forma, todos os outros que podem ver essa tarefa também podem adicionar comentários. Isso definitivamente ajuda a liberar sua caixa de entrada de e-mails.

Você também pode enviar mensagens privadas para os membros da sua equipe clicando na “Cabeça de Chat” deles no painel esquerdo; até cinco membros da equipe podem ser fixados aqui para fácil acesso. Novamente, isso reduz os e-mails e é um método extremamente eficaz de comunicação com os membros da equipe.

Como eu frequentemente gosto de anexar imagens e links às tarefas, estou feliz em ter a seção “Arquivos e Links” para fazer isso.

O melhor de tudo é que você pode fazer upload de arquivos do seu computador ou adicioná-los da Nuvem (Box, Dropbox, Google Drive). A maioria das pessoas usa, pelo menos, um desses serviços.

Outros Recursos

Uma das funcionalidades mais legais do Taskworld é o recurso de Linha do Tempo que rola horizontalmente para Projetos; atualmente está em Beta. Ele permite que você tenha uma visão diferente de suas Tarefas; você pode ver tudo de relance. Há uma Legenda que explica o que tudo significa para que você não sinta que está apenas olhando para um monte de formas e cores.

Eu não vi isso em nenhuma outra ferramenta semelhante que usei. Também quero ressaltar que isso é além da visualização de Calendário (também disponível) que contém Tarefas para todos os seus Projetos. Você obtém uma Linha do Tempo para cada Projeto. Eu acho mais fácil ver tudo de relance aqui.

Uma das funcionalidades mais valiosas de cada Projeto é a Análise. Ela permite que você veja quem está fazendo o quê, quem está relaxando e quanto tempo é produtivo versus improdutivo. Há até um gráfico de “Burn Up” que compara o escopo de um projeto com o trabalho total realizado para ajudar a medir a velocidade da sua equipe.

Também é bom saber que você não precisa ter um Projeto para adicionar tarefas para si mesmo. Com as “Tarefas Diretas” você pode adicionar tarefas à sua caixa de entrada pessoal. Essas não estão associadas a nenhum Projeto e são apenas para seus olhos.

Isso é ótimo para coisas pessoais e domésticas – especialmente porque você pode ter tarefas repetidas.

Considerações Finais

Se você está familiarizado com o Trello, perceberá que o Taskworld é configurado e funciona de maneira muito semelhante. Na verdade, o Taskworld até tem uma página de comparação que mostrará todos os recursos que eles têm a oferecer que o Trello não tem. Você pode até importar suas tarefas do Trello para o Taskworld em apenas um passo (faça upload do seu arquivo JSON do Trello e pronto).

Como alguém que usou tanto o Trello quanto o Taskworld, posso definitivamente concordar que há muito mais recursos aqui. Algumas outras ferramentas semelhantes são Asana, MeisterTask e Teamwork. Eu as experimentei todas, mas estou mais impressionado com o Taskworld.

Se você está procurando um novo Gerenciador de Projetos, eu absolutamente acho que o Taskworld vai te conquistar. Ele tem uma interface amigável, uma tonelada de recursos que você realmente usará e uma curva de aprendizado muito pequena.