Por Que O Excel É A Única Ferramenta De Gerenciamento De Projetos Que Eu Preciso

Eu experimentei inúmeras ferramentas de gerenciamento de projetos, mas continuo voltando ao Excel para gerenciamento de projetos. Embora possa não ser perfeito para todos, é uma solução simples, mas eficaz, que você já sabe como usar.

Grátis Para Começar

É difícil argumentar contra o grátis. Descobri que muitas ferramentas de gerenciamento de projetos que eu queria usar mantinham algumas das melhores funcionalidades atrás de um paywall. Com o Excel, quase tudo é gratuito desde o início. Eu só encontrei algumas opções de formatação que exigiam uma assinatura do Office 365, embora haja benefícios em uma assinatura.

É grátis usar o Excel online. Você ainda recebe 5 GB de armazenamento gratuito para documentos do Office.

Se você precisa de uma opção de desktop gratuita, existem várias alternativas gratuitas ao Excel.

Eu Já Sei Como Usar

Usar o Excel para gerenciamento de projetos se tornou uma decisão óbvia quando percebi que não precisava gastar horas ou semanas tentando aprender a usá-lo. Eu o usei por anos. Se você já sabe como criar fórmulas, melhorar a aparência com formatação e organizar suas abas, você tem tudo o que precisa para gerenciar quase qualquer projeto.

O tempo que economizei aprendendo a usar algo novo, gastei projetando alguns modelos para usar em novos projetos.

Modelos Gratuitos e Baratos Abundantes

Eu percebo que muitas pessoas não estão tão interessadas em projetar planilhas, mas linhas e colunas simples se misturam e não são tão eficazes para gerenciar projetos.

Basta começar com um modelo de gerenciamento de projetos gratuito ou barato. Você encontrará inúmeras opções dentro do próprio Excel. Esses modelos permitem que você acompanhe tarefas, cronogramas, orçamentos e muito mais. Tudo o que você precisa fazer é inserir seus próprios dados e aproveitar.

Personalize Completamente Para Minhas Necessidades

A maioria das ferramentas de gerenciamento de projetos oferece opções de personalização mínimas. Claro, posso mudar as cores e talvez até adicionar/remover alguns campos, mas fico preso ao layout deles, que nem sempre é eficiente para mim.

Ao usar o Excel para gerenciamento de projetos, tenho controle total sobre como tudo parece e se sente. Não precisa nem parecer uma planilha.

Admitidamente, leva um tempo para personalizar completamente uma planilha. No entanto, você pode usá-la enquanto faz ajustes. Por exemplo, eu tenho uma planilha que criei há mais de uma década para acompanhar datas de vencimento que ainda ajusto de vez em quando.

Fácil de Expandir ou Copiar

Você não precisa sempre criar uma nova planilha do Excel do zero para cada projeto. Seus requisitos mudaram? Basta ajustar sua planilha. Adicionou novos membros à equipe? Expanda sua planilha com abas para cada novo membro.

Eu gosto de ter uma planilha separada para cada cliente. Você pode preferir uma planilha diferente para cada projeto individual ou até mesmo apenas uma nova a cada ano para acompanhar melhor os resultados. Uma vez que eu tenha uma criada, posso apenas copiá-la e fazer alguns ajustes para começar com um novo cliente ou projeto.

Basta ir em Arquivo -> Criar uma cópia.

Posso Compartilhar Com Outros

Se estou trabalhando com outra pessoa ou uma pequena equipe, é fácil compartilhar minha planilha com os outros. Mesmo que uma pessoa não tenha o Excel, ela ainda pode acessá-la gratuitamente online ou baixá-la e usá-la com uma alternativa gratuita ao Excel.

Como os formatos de arquivo do Excel são tão populares, a maioria das alternativas gratuitas pode ser lida e salva nesses formatos. Se eu quiser compartilhar sem que ninguém edite, posso apenas compartilhar como um PDF.

O que eu adoro é que posso compartilhar minhas planilhas e saber que os outros provavelmente já sabem como usar tudo. Podemos atualizar detalhes conforme necessário sem ter que fazer muitas perguntas sobre a ferramenta de gerenciamento de projetos em si.

Formatação Condicional Me Mantém No Caminho

É uma coisa simples, mas a formatação condicional é um dos meus recursos favoritos ao usar o Excel para gerenciamento de projetos. Eu abro minha planilha e imediatamente vejo uma visão geral codificada por cores mostrando prazos futuros e se estou atrasado.

Eu também posso ver se o pagamento foi recebido por um projeto ou se preciso enviar e-mails de lembrete, etc. Eu só preciso configurar a formatação condicional para células específicas, e estou pronto. Posso destacar células, adicionar escalas de cores e inserir fórmulas.

Vá para Página Inicial -> Formatação Condicional. Dependendo de como sua barra de ferramentas está configurada, você pode precisar ir para Página Inicial -> Estilos primeiro.

Crie Abas Diferentes Para Vários Aspectos

Assim como com qualquer ferramenta de gerenciamento de projetos, você precisará de mais do que apenas uma lista de tarefas. Você precisará de um cronograma, lista de tarefas, quem é responsável, notas, detalhes de contato, orçamento e muito mais. Criar uma caixa de pesquisa para encontrar rapidamente detalhes em sua planilha é uma boa ideia para designs mais complexos.

Ao usar o Excel para gerenciamento de projetos, basta criar uma aba ou planilha diferente para cada aspecto. Tenha uma para seu orçamento, outra para contatos, outra para tarefas e notas, e ainda outra para seu cronograma.

Cada planilha pode parecer completamente diferente. Por exemplo, acompanhe seu cronograma de projeto criando um gráfico de Gantt. Embora você possa fazer isso do zero, eu sugeriria usar um modelo gratuito como este, que você também pode encontrar pesquisando dentro do Excel.

Para equipes maiores, o Excel pode nem sempre ser a melhor opção. Mas, se você for um pouco criativo e quiser economizar dinheiro, o Excel é ideal para gerenciar quase qualquer projeto como um indivíduo ou pequena equipe.

Crédito da imagem: Pexels. Todas as capturas de tela por Crystal Crowder.